소규모 콜센터 구축 자체가 늘 비싼 건 아닙니다. 처음 견적보다 돈이 더 나가는 곳을 보면 대부분 나중에 따로 산 기능, 약정에 묶인 계약, 버린 기존 CRM에서 새고 있습니다. 지오테스는 상담 CRM·녹취·통계·현황판을 구축에 포함하고, 약정과 위약금을 두지 않습니다. 금액은 상담 인원·회선 수·필요한 기능에 따라 달라서 지금 쓰시는 구성을 보고 산정해 드립니다.
비용은 계약서에 서명한 뒤에 늘어납니다
소규모 콜센터 구축 많이 비싼가요라고 물어 오시는 분들 이야기를 들어 보면, 처음 받은 견적은 대체로 납득할 만했다고 합니다. 문제는 운영을 시작하고 몇 달 지나서 생깁니다. 상담원이 통화 내용을 다시 들어야 하는데 녹취가 빠져 있고, 팀장은 하루 콜 수를 엑셀로 손으로 모으고 있습니다. 결국 녹취 장비와 통계 프로그램을 따로 사게 되고, 견적서에 없던 청구서가 하나씩 쌓입니다.
이런 곳은 구축비를 아낀 게 아닙니다. 비용이 나가는 시점을 뒤로 미뤘을 뿐이고, 나중에 붙이는 기능은 연동 작업까지 다시 해야 해서 처음부터 넣었을 때보다 손이 더 갑니다. 비싸다는 느낌은 대개 이 지점에서 생깁니다.
비용이 새는 곳은 대개 견적서에 적힌 줄이 아니라 빠져 있는 줄입니다. 견적을 비교할 때는 금액보다 무엇이 들어 있고 무엇이 빠졌는지를 먼저 보셔야 합니다.
좌석 단가만 비교하면 녹취와 통계 값을 두 번 냅니다
가장 흔한 실수는 좌석 하나에 얼마인지만 놓고 업체를 고르는 것입니다. 좌석 단가가 낮은 견적을 골랐는데, 알고 보니 녹취·통계·스크린 팝업이 전부 옵션이었다는 이야기는 운영 담당자들 사이에서 낯설지 않습니다. 비교표에서는 싸 보였지만 실제로 쓸 수 있는 상태를 만들려면 결국 비용이 더 들어갑니다.
| 흔한 실수 | 운영하면서 생기는 일 | 계약 전에 물어볼 것 |
|---|---|---|
| 좌석 단가만 비교 | 녹취·통계를 나중에 따로 구매 | CRM·녹취·통계·현황판이 기본 포함인가 |
| 약정 기간 확인 안 함 | 인원을 줄여도 요금은 그대로 | 약정과 위약금이 있는가 |
| 기존 CRM 폐기 | 데이터 이전과 재교육을 다시 함 | 쓰던 CRM에 전화 기능만 붙일 수 있는가 |
| 회선을 한 통신사에만 둠 | 장애가 나면 전화가 전부 끊김 | 통신사 두 곳 이상으로 회선을 열 수 있는가 |
| 처음부터 선택 기능을 다 넣음 | 쓰지 않는 기능 값을 계속 냄 | 필요할 때 하나씩 추가할 수 있는가 |
지오테스는 상담 CRM, 통화 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업을 구축에 포함합니다. 여기에 오토콜, 클릭투콜, 블랙리스트, 통화 후 자동 문자·알림톡, 부재중 자동 알림 같은 기능 12가지를 추가 비용 없이 함께 드립니다. 그래서 견적을 비교할 때 무엇이 빠졌는지 따로 찾을 필요가 없습니다. 비용 구조 전체는 콜센터 비용 가이드에 정리해 두었습니다.
약정에 묶이면 인원이 줄어도 요금은 줄지 않습니다
소규모 콜센터는 인원이 자주 바뀝니다. 시즌이 끝나 상담원이 빠지기도 하고, 사업 방향이 바뀌어 아웃바운드를 접기도 합니다. 그런데 약정 계약을 맺어 두면 쓰지 않는 좌석 요금을 계속 내야 하고, 해지하려면 위약금이 붙습니다. 소규모 콜센터 구축 많이 비싼가요라는 질문의 상당 부분은 사실 이 약정 문제에서 나옵니다.
반대 경우도 있습니다. 업체에 불만이 쌓여도 위약금 때문에 옮기지 못하고, 장애 대응이 늦어도 참고 쓰게 됩니다. 이렇게 묶여 있는 기간 동안 생기는 손해는 견적서 어디에도 적혀 있지 않습니다.
지오테스는 약정 기간도, 위약금도 없습니다. 좌석을 늘리면 늘린 좌석만큼만 비용이 붙고, 줄이면 그만큼 덜 냅니다. 계속 쓰실지는 서비스를 써 보고 판단하시면 됩니다. 계약 조건은 요금 안내에서 먼저 확인하실 수 있습니다.
쓰던 CRM을 버리면 구축비보다 이전 비용이 더 듭니다
전화 시스템을 바꾸면서 오래 쓰던 고객 관리 프로그램까지 같이 갈아엎는 경우가 있습니다. 새 시스템에 맞춰 고객 데이터를 옮기고, 상담원은 화면을 처음부터 다시 익히고, 그 사이 상담 기록은 두 군데로 나뉩니다. 전화가 잘 되는 것과 별개로 현장은 몇 주 동안 느려집니다.
이 실수는 업체가 자기 CRM만 쓸 수 있게 만들어 놓은 경우에 자주 생깁니다. 전화 기능을 붙이려면 CRM까지 바꿔야 한다고 하니 어쩔 수 없이 따라가게 됩니다.
- 쓰던 CRM이 잘 돌아간다면 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식을 먼저 검토합니다.
- CRM이 없거나 불편했다면 구축에 포함된 상담 CRM을 쓰면 됩니다.
- 다른 시스템과 데이터를 주고받아야 하면 DB API 연동, 실시간 API 연동을 선택 항목으로 더합니다.
지오테스는 IP 교환기와 상담 애플리케이션을 직접 개발하기 때문에 기존 CRM에 맞춰 붙이는 작업이 가능합니다. 연동 방식은 상담 CRM 솔루션에서 보실 수 있습니다.
회선을 한 곳에만 열어 두면 장애 하루가 가장 비쌉니다
비용을 아끼려고 회선을 통신사 한 곳에만 열어 두는 곳이 많습니다. 평소에는 문제가 없다가, 그 통신사에 장애가 나는 날 대표번호로 들어오는 전화가 전부 끊깁니다. 고객은 연결이 안 된다고 항의하고, 상담원은 할 일이 없는데 인건비는 그대로 나갑니다. 소규모일수록 이런 하루의 손실이 크게 느껴집니다.
지오테스는 KT·LG유플러스·SK브로드밴드 3사와 모두 제휴하고 있어 회선을 두 곳 이상에 나눠 열어 둘 수 있습니다. 한쪽에 장애가 나도 통화가 이어지고, 서버도 365일 24시간 이중화되어 있어 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환됩니다. 회선을 직접 공급하면서 교환기까지 직접 만드는 곳이라 장애가 나도 회선 쪽인지 시스템 쪽인지 따로 알아볼 필요 없이 한 곳에서 대응합니다.
회선 이용료와 통화료는 구축 비용과 별도입니다. 다만 통신사를 한 곳에 묶지 않기 때문에 지금 쓰시는 조건에 맞는 쪽을 골라 드릴 수 있습니다.
같은 실수를 피하려면 지금 구성부터 적어 오시면 됩니다
반대로 처음부터 AI 응대, 보이는 ARS, AI 통화요약까지 한꺼번에 넣는 것도 실수가 될 수 있습니다. 상담 흐름이 아직 자리 잡지 않았는데 기능부터 늘리면 쓰지 않는 기능 값을 계속 내게 됩니다. 이런 기능은 선택 항목이라 필요해진 시점에 더하면 됩니다.
소규모 콜센터 구축 많이 비싼가요라는 질문에 정확히 답하려면 지금 무엇을 쓰고 있는지부터 봐야 합니다. 상담 인원, 쓰는 회선과 통신사, 녹취·CRM을 어디서 쓰고 있는지만 알려 주셔도 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 드립니다. 절감 폭을 미리 숫자로 말씀드리지 않는 이유도 여기에 있습니다. 쓰시는 구성마다 결과가 전혀 다르기 때문입니다.
- 시스템 구축은 처음 한 번 냅니다.
- 회선 이용료는 매달 나가고, 통화료는 별도입니다.
- 유지보수는 따로 계약합니다.
- 부가서비스는 필요할 때만 고릅니다.
지오테스는 2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화만 해 왔고, 2013년에는 필리핀 클락에 콜센터를 직접 세워 운영도 해 봤습니다. 지금까지 120여 곳에 구축했습니다. 화면을 먼저 보고 싶으시면 데모를 신청하시고, 금액이 궁금하시면 1555-5528로 상담해 주세요. 상담은 무료입니다.