경영지원아웃소싱 전화 비용은 월 견적 하나로 비교하면 틀립니다. 시스템 구축, 회선 이용료, 유지보수, 부가서비스처럼 눈에 보이는 값과 담당자 교체·통화 기록 이관·약정 해지에서 생기는 숨은 값을 나눈 뒤 3년 동안 합산해야 실제 부담이 드러납니다. 지오테스는 금액을 먼저 부르지 않고, 지금 쓰시는 구성을 보고 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 드립니다.
경영지원아웃소싱 전화 비용은 견적서 한 장이 아니라 3년 총액으로 판단해야 한다
경영지원아웃소싱을 알아보는 담당자는 보통 업체 두세 곳에서 견적을 받아 월 금액을 나란히 놓고 고릅니다. 급여·회계·총무 업무를 넘기면서 거래처 문의 전화와 직원 문의 전화까지 함께 맡기는 경우가 많은데, 이때 전화 창구 비용은 견적서 맨 아래 한 줄로 묻혀 버리기 쉽습니다.
문제는 그 한 줄이 계약 첫 달의 값이라는 점입니다. 전화 창구는 한 번 열면 몇 해를 이어 쓰고, 그 사이 담당자가 바뀌고 문의량이 늘고 업체를 바꿀지 고민하는 순간이 옵니다. 그때마다 견적서에 없던 값이 튀어나옵니다. 그래서 전화 창구 비용은 3년을 한 덩어리로 놓고 계산해야 비교가 공정해집니다.
비교의 기준을 바꾸면 결론이 바뀝니다.
첫 달 값이 싼 쪽과 3년 총액이 덜 드는 쪽은 다른 경우가 많습니다. 비교표를 만들기 전에 기간부터 3년으로 고정해 두세요.
눈에 보이는 값은 네 항목으로 나눠 적으면 비교가 된다
업체마다 견적서 양식이 달라서 그대로 놓고 보면 무엇이 빠졌는지 알기 어렵습니다. 지오테스는 전화 창구 비용을 네 항목으로만 나눕니다. 다른 업체 견적도 이 네 칸에 옮겨 적으면 빠진 항목이 바로 보입니다.
| 항목 | 성격 | 3년 총액에서 볼 점 |
|---|---|---|
| 시스템 구축 | 처음 한 번 | 상담 CRM·녹취·통계가 여기에 포함되는지, 따로 사야 하는지 |
| 회선 이용료 | 매달 | 통화료가 별도인지, 회선을 통신사 두 곳 이상에 열 수 있는지 |
| 유지보수 | 별도 계약 | 장애 대응과 기능 수정이 어디까지 들어가는지 |
| 부가서비스 | 선택 | 지금 필요한 것만 고르고, 나중에 붙일 수 있는지 |
여기서 자주 놓치는 칸이 회선 이용료와 통화료입니다. 지오테스도 회선 이용료와 통화료는 별도로 안내합니다. 견적서에 이 두 칸이 비어 있으면 그 값은 사라진 것이 아니라 나중에 청구서로 옵니다. 항목별 구조는 콜센터 비용 가이드에 더 자세히 정리해 두었습니다.
상담 인원이 늘 때의 값도 미리 적어 두세요. 지오테스는 좌석을 늘리면 좌석당 비용만 추가됩니다. 시스템을 다시 사는 구조인지, 좌석만 더하는 구조인지에 따라 3년째의 값이 크게 갈립니다.
숨은 값은 담당자가 바뀌는 날과 업체를 바꾸는 날에 한꺼번에 나온다
경영지원 업무를 맡긴 업체에서 문의 전화를 받던 담당자가 퇴사한다고 해 봅시다. 그 사람이 개인 휴대폰이나 업체 내부 번호로 거래처와 통화해 왔다면, 어떤 거래처가 무엇을 물었고 어떻게 답했는지는 그 사람 머릿속과 휴대폰에만 남아 있습니다. 새 담당자는 같은 질문을 거래처에 다시 묻고, 거래처는 같은 설명을 다시 합니다. 이 시간은 견적서 어디에도 적혀 있지 않지만 분명히 비용입니다.
업체를 바꿀 때는 더 큽니다. 통화 녹취와 상담 기록이 아웃소싱 업체 시스템에만 쌓여 있었다면, 계약이 끝나는 날 그 기록을 옮길 방법부터 협상해야 합니다. 옮기지 못하면 몇 해치 문의 이력을 버리고 처음부터 다시 쌓게 됩니다. 전화 문의와 통화 기록을 회사 쪽에 남기는 구성은 경영지원아웃소싱 전화 창구 구성 글에서 따로 다뤘습니다.
3년 안에 한 번은 생기는 숨은 값
- 담당자 교체 — 인수인계 기간, 거래처 재확인 통화, 놓친 문의 처리
- 업체 변경 — 기록 이관 협상, 번호 변경 안내, 새 시스템 적응 기간
- 문의량 증가 — 좌석 추가 방식에 따라 시스템을 다시 사야 하는 경우
- 장애 — 전화가 끊긴 시간만큼 놓친 거래처 문의
기능을 하나씩 따로 살수록 3년 총액은 조용히 불어난다
처음 견적은 전화 연결만으로 잡고, 쓰다 보니 녹취가 필요해 붙이고, 통계가 필요해 붙이고, 부재중 알림이 필요해 또 붙이는 식으로 가면 첫 달 값은 낮아 보여도 3년 총액은 계속 올라갑니다. 기능마다 따로 계약하면 유지보수 범위도 기능마다 달라져 관리하는 일 자체가 늘어납니다.
지오테스는 구축할 때 상담 CRM, 통화 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업을 기본으로 넣습니다. 여기에 부재중 자동 알림, 통화 후 자동 문자·알림톡, 착신번호별 구분, 필수 안내 자동 재생, 블랙리스트 같은 기능도 추가 비용 없이 함께 드립니다. 경영지원 창구에서 급여 문의와 세무 문의를 번호로 나눠 받거나, 부재중 전화에 자동으로 회신 문자를 보내는 일이 별도 항목으로 쌓이지 않는다는 뜻입니다.
이미 쓰던 CRM이 있다면 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 됩니다. 새 CRM을 사서 데이터를 옮기는 값이 3년 총액에서 통째로 빠집니다. AI 통화요약이나 API 연동처럼 정말 필요한 것만 선택 항목으로 나중에 더하면 됩니다.
약정과 위약금은 3년 총액을 바꿀 기회 자체를 막는다
3년 총액을 계산할 때 가장 크게 흔들리는 변수는 중간에 바꿀 수 있느냐입니다. 약정이 걸린 계약이면 서비스가 마음에 들지 않아도 남은 기간의 값을 내거나 위약금을 내야 합니다. 더 나은 조건이 보여도 옮기지 못하니, 계산표의 3년 칸은 계약하는 날 이미 고정됩니다.
지오테스는 약정 기간이 없고 위약금도 없습니다. 쓰다가 맞지 않으면 그만둘 수 있다는 것이 곧 3년 총액의 상한을 스스로 정할 수 있다는 뜻입니다. 회선도 KT·LG유플러스·SK브로드밴드 3사와 모두 제휴하고 있어 한 곳에 묶지 않고 조건이 맞는 쪽을 고릅니다.
장애도 비용입니다.
지오테스는 서버를 이중화해 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환하고, 회선을 통신사 두 곳 이상에 열어 두면 한쪽에 장애가 나도 통화가 이어집니다. 끊긴 시간에 놓친 문의는 견적서에 없지만 3년 동안 쌓이면 결코 작지 않습니다.
3년 총액 계산표는 지금 쓰는 구성에서 출발해야 정확하다
업체 견적을 받기 전에 지금 전화 창구에 무엇을 쓰고 있는지부터 적어 보세요. 몇 명이 받는지, 번호는 몇 개인지, 녹취는 어디에 쌓이는지, 부재중 전화는 누가 챙기는지, 약정이 언제 끝나는지. 이 목록이 있어야 새 구성으로 옮겼을 때 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 따질 수 있습니다.
- 첫째 — 지금 구성을 네 항목(구축·회선·유지보수·부가)으로 옮겨 적는다
- 둘째 — 각 견적도 같은 네 칸에 채우고, 빈칸은 업체에 직접 묻는다
- 셋째 — 담당자 교체·업체 변경·장애 때 생길 숨은 값을 칸마다 적는다
- 넷째 — 약정과 위약금 조건을 적고, 중간에 바꿀 수 있는지 표시한다
- 다섯째 — 3년을 한 덩어리로 놓고 합친 뒤 비교한다
지오테스는 절감 폭을 몇 퍼센트라고 말하지 않습니다. 지금 무엇을 쓰시는지에 따라 완전히 달라지기 때문입니다. 대신 쓰시는 구성을 받아 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 알려 드립니다. 2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화 한 분야만 해 오면서 교환기와 상담 프로그램을 직접 만들고 회선까지 직접 공급하기 때문에, 항목을 쪼개 설명할 수 있습니다. 요금 구조는 요금 안내에서, 상담은 문의 페이지나 1555-5528에서 받습니다.