가장 흔한 실수는 구축비 한 줄과 좌석 단가만 비교하는 것입니다. 이렇게 고르면 녹취·통계·현황판을 나중에 따로 사거나, 회선 이용료와 통화료가 빠진 견적을 받게 됩니다. 약정 기간과 위약금, 장애 때 백업 서버로 넘어가는지도 가격만큼 중요합니다. 견적은 시스템 구축·회선 이용료·유지보수·부가서비스 네 항목으로 나눠 무엇이 포함되고 무엇이 빠졌는지부터 확인해야 실제 비교가 됩니다.
구축비 한 줄만 보고 고르면 녹취와 통계를 다시 사게 됩니다
흔한 장면이 있습니다. 상담석을 꾸리면서 견적서 세 장을 받았고, 구축비가 제일 낮은 곳과 계약했습니다. 개통하고 한 달쯤 지나 상담팀장이 통화 내용을 다시 들어야 할 일이 생겼는데, 녹취가 기본 구성에 없었습니다. 녹취 장비를 따로 들이고, 얼마 뒤에는 상담원별 응대 건수를 보려고 통계 프로그램을, 그다음엔 대기 콜을 보려고 현황판을 또 붙였습니다.
결과적으로 처음 비교에서 제외했던 견적보다 많이 쓰게 됐고, 프로그램이 서로 다른 회사 것이라 화면도 따로 놀았습니다. 고객 전화가 오면 녹취 프로그램, 상담 기록 프로그램, 통계 화면을 번갈아 띄워야 했습니다.
구축비가 낮다는 건 '들어 있는 게 적다'는 뜻일 수 있습니다. 견적을 받으면 상담 CRM, 통화 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업이 기본에 들어 있는지 한 줄씩 확인하세요.
지오테스는 IP 교환기와 상담 애플리케이션을 직접 개발하기 때문에 이 다섯 가지가 구축 안에 함께 들어갑니다. 따로 사서 이어 붙이는 구조가 아니라서 처음 견적과 실제 운영 비용 사이에 틈이 덜 생깁니다. 녹취 구성은 통화 녹취 솔루션에서 볼 수 있습니다.
좌석 단가만 맞춰 보면 회선 이용료와 통화료가 빠집니다
두 번째 실수는 좌석당 금액끼리만 비교하는 경우입니다. 한 견적은 좌석 단가에 회선이 묶여 있고, 다른 견적은 회선 이용료와 통화료를 별도로 적어 놓았는데, 두 숫자를 나란히 놓고 싼 쪽을 고른 겁니다. 첫 달 청구서를 받고 나서야 회선 이용료와 통화료가 따로 붙는다는 걸 알게 됩니다.
콜센터 비용은 성격이 다른 네 덩어리로 나뉩니다. 이걸 섞어서 보면 어느 견적이 실제로 싼지 알 수 없습니다.
| 항목 | 내는 방식 | 견적에서 확인할 것 |
|---|---|---|
| 시스템 구축 | 처음 한 번 | CRM·녹취·통계·현황판·스크린 팝업 포함 여부 |
| 회선 이용료 | 매월 | 통화료가 별도인지, 통신사를 고를 수 있는지 |
| 유지보수 | 별도 계약 | 장애 대응 범위와 이중화 포함 여부 |
| 부가서비스 | 필요할 때 선택 | AI 통화요약·API 연동 등 실제로 쓸 것만 넣었는지 |
지오테스 견적은 처음부터 이 네 항목으로 나눠 드리고, 회선 이용료와 통화료가 별도라는 점도 견적서에 그대로 적습니다. 좌석을 늘릴 때는 좌석당 비용만 추가되니, 나중에 인원이 늘어도 계산이 바뀌지 않습니다. 항목별 설명은 콜센터 비용 가이드에 정리해 두었습니다.
약정을 확인하지 않으면 바꾸고 싶어도 못 바꿉니다
운영을 해 보면 처음 계획과 달라지는 일이 많습니다. 상담원이 줄기도 하고, 아웃바운드를 새로 시작하기도 하고, 업체 응대가 마음에 들지 않을 때도 있습니다. 그런데 계약서 뒤쪽에 약정 기간과 위약금 조항이 있으면, 불편을 알면서도 남은 기간을 채울 때까지 그대로 써야 합니다.
가격 비교표에 약정 조건을 넣지 않은 게 원인입니다. 월 요금이 조금 낮은 대신 긴 약정이 붙은 견적은, 중간에 바꿀 일이 생기는 순간 가장 비싼 견적이 됩니다.
- 약정 기간 몇 개월인지, 자동 연장 조항이 있는지
- 위약금 중도 해지 때 무엇을 얼마나 물어내는지
- 좌석 축소 인원이 줄 때 좌석을 줄일 수 있는지
지오테스는 약정 기간과 위약금이 없습니다. 써 보고 맞지 않으면 묶이지 않고 나갈 수 있다는 조건이, 가격 비교에서 숫자만큼 무게를 가져야 합니다.
이중화를 가격에서 빼면 장애 한 번에 그날 콜이 사라집니다
평일 오전, 서버 한 대에 문제가 생기거나 회선 쪽에 장애가 납니다. 이중화가 없는 구성이라 대표번호로 들어오는 전화가 모두 끊기고, 상담석은 복구될 때까지 손을 놓고 기다립니다. 그동안 걸려 온 고객 전화는 기록도 남지 않습니다.
견적을 비교할 때 이중화는 눈에 잘 띄지 않습니다. 서버 한 대, 회선 한 통신사로 구성하면 숫자는 낮아지지만, 그 차이는 장애가 나는 날 한꺼번에 돌아옵니다.
견적서에 '장애 시 어떻게 되는가'를 한 줄로 받아 두세요. 백업 서버로 자동 전환되는지, 회선을 통신사 두 곳 이상에 열어 둘 수 있는지가 핵심입니다.
지오테스는 365일 24시간 이중화로 운영하고, 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환됩니다. KT·LG유플러스·SK브로드밴드 3사와 모두 제휴하고 있어 회선을 두 곳 이상에 열어 두면 한쪽에 문제가 생겨도 통화가 이어집니다. 인터넷전화 회선을 직접 공급하니 회선과 교환기 사이에서 책임을 미루는 일도 없습니다.
쓰던 CRM을 버리는 견적은 겉보기보다 비쌉니다
이미 고객 정보를 쌓아 둔 CRM이 있는데, 새 콜센터 견적에 'CRM 신규 도입'이 들어 있는 경우가 있습니다. 가격만 보면 큰 차이가 없어 보여 그대로 진행하면, 기존 고객 데이터를 옮기고 상담원들이 새 화면을 다시 익히는 데 시간이 듭니다. 영업팀과 상담팀이 서로 다른 시스템을 보게 되는 일도 생깁니다.
견적서 숫자에는 이 전환 비용이 적혀 있지 않습니다. 데이터 이전 작업, 교육, 한동안 두 시스템을 같이 쓰는 기간이 모두 실제 비용입니다.
지오테스에서는 쓰던 CRM을 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 됩니다. 전화가 오면 기존 고객 화면이 뜨고, 통화 녹취와 이력이 함께 남습니다. 새 CRM이 필요하면 구축에 포함된 상담 CRM을 쓰면 됩니다. 두 방식은 상담 CRM에서 비교해 볼 수 있습니다.
가격은 지금 쓰는 구성을 들고 물어야 정확한 답이 나옵니다
앞의 실수들은 모두 '얼마예요'만 묻고 '무엇이 들어 있나요'를 묻지 않아서 생겼습니다. 콜센터 구축 가격은 상담 인원, 회선 수, 필요한 기능에 따라 달라지기 때문에, 지금 무엇을 쓰고 있는지를 같이 보여 줘야 비교할 수 있는 견적이 나옵니다.
- 현재 상담 인원과 앞으로 늘릴 계획
- 쓰는 회선과 번호 대표번호, 착신번호, 브랜드별 발신번호
- 지금 따로 내는 도구 녹취, 문자 발송, 오토콜, CRM 같은 것들
- 꼭 필요한 기능 AI 통화요약, API 연동처럼 선택 항목에 해당하는 것
이걸 받아 보면 지금 따로 내던 비용 가운데 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 항목별로 계산해 알려 드릴 수 있습니다. 오토콜·클릭투콜·스케줄 발신, 통화 후 자동 문자·알림톡, 부재중 자동 알림, 블랙리스트 같은 12가지 기능은 추가 비용 없이 함께 드리기 때문에, 따로 쓰던 도구가 정리되는 경우가 많습니다. 절감 폭을 미리 몇 퍼센트라고 말씀드리지 않는 건, 지금 쓰는 구성에 따라 완전히 달라지기 때문입니다.
지오테스는 2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화 한 분야만 해 왔고, 제조·유통·금융·공공·병원·쇼핑몰·교육 분야에서 120여 곳을 구축했습니다. 견적서를 어떻게 읽는지 궁금하면 견적서 보는 법을 먼저 보시고, 구성 상담은 상담 신청이나 1555-5528로 연락 주세요.