교육컨설팅은 한 가정과 여러 번 통화를 이어 가는 일이라, 전화를 몇 통 받느냐보다 앞 통화의 내용과 다시 걸기로 한 약속이 남느냐가 더 중요합니다. 전화가 오면 이전 상담 기록이 화면에 먼저 뜨고, 통화는 녹취로 남고, 놓친 전화는 담당자에게 자동으로 알려지게 하면 컨설턴트가 바뀌어도 상담이 끊기지 않습니다. 지오테스는 상담 CRM·녹취·통계·스크린 팝업을 구축에 포함하고, 부재중 알림·자동 문자·브랜드별 번호 구분 같은 12가지를 추가 비용 없이 함께 드립니다. 약정과 위약금이 없어 상담이 몰리는 시기에 맞춰 좌석을 늘리기도 수월합니다.
교육컨설팅 상담 전화는 다시 걸어 주는 순간에 새어 나간다
교육컨설팅 회사의 전화는 대개 이렇게 흘러갑니다. 학부모가 대표번호로 전화를 겁니다. 담당 컨설턴트는 다른 가정과 대면 상담 중입니다. 전화를 받은 직원이 메모지에 이름과 번호를 적어 컨설턴트 책상에 붙여 둡니다. 저녁이 되어 컨설턴트가 전화를 걸었을 때, 학부모는 이미 다른 곳과 상담 약속을 잡은 뒤입니다.
문제는 전화기 대수가 아닙니다. 누가 언제 걸었고, 지난번에 무슨 이야기를 했고, 다시 걸기로 한 약속이 지켜졌는지가 한 화면에 남지 않는다는 데 있습니다. 진로·진학 상담은 한 번 통화로 끝나지 않습니다. 앞 통화 내용을 모르는 채 전화를 받으면 학부모는 자녀 성적과 희망 진로를 처음부터 다시 설명해야 하고, 그 순간 신뢰가 한 번 꺾입니다.
- 부재중 전화가 개인 휴대폰에 흩어져 회사는 몇 통을 놓쳤는지 모른다
- 상담 내용이 컨설턴트 수첩에만 남아 담당이 바뀌면 이어지지 않는다
- 입시·유학처럼 브랜드가 여럿인데 같은 번호로 받아 어느 쪽 문의인지 모른 채 인사한다
- 상담 약속 전날 확인 연락을 사람이 명단을 보며 하나씩 돌린다
그래서 교육컨설팅의 전화 시스템은 많이 받는 것보다 받은 전화를 끝까지 이어 가는 것을 기준으로 골라야 합니다.
전화가 울리는 순간 이전 상담 기록이 먼저 떠야 한다
지오테스 상담 시스템은 전화가 들어오면 스크린 팝업으로 발신 번호에 연결된 고객 정보와 지난 상담 이력을 컨설턴트 화면에 띄웁니다. 지난달 고등학생 자녀의 진로를 상담했던 어머님이라는 걸 수화기를 들기 전에 알 수 있으니, 첫 마디부터 지난번 이야기를 이어서 시작할 수 있습니다.
상담 CRM, 통화 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업은 구축에 포함돼 있어 따로 사지 않습니다. 이미 학생 관리 프로그램이나 쓰던 CRM이 있다면 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 됩니다. 쌓아 둔 상담 명부를 새 프로그램으로 옮기느라 시즌을 흘려보낼 일이 없습니다.
녹취는 분쟁 대비보다 인수인계에 더 자주 쓰인다
통화가 녹취로 남아 있으면 컨설턴트가 휴가를 가거나 담당이 바뀌어도 뒤를 맡은 사람이 지난 통화를 들어 보고 이어 갑니다. 필요한 구간만 남기는 부분 녹취도 기본으로 들어 있고, 통화 시작 전에 녹취 안내 같은 필수 안내를 자동으로 재생하도록 걸어 둘 수 있습니다. 녹취가 어떻게 저장되고 검색되는지는 통화 녹취 솔루션에서 볼 수 있습니다.
놓친 전화와 상담 약속은 사람이 아니라 시스템이 챙긴다
대면 상담이 많은 교육컨설팅은 부재중을 없앨 수 없습니다. 대신 놓친 전화가 어디에도 기록되지 않는 일은 막을 수 있습니다. 부재중 자동 알림은 받지 못한 전화를 담당자에게 곧바로 알려 주고, 통화 후 자동 문자·알림톡은 상담이 끝나자마자 예약 일시와 준비할 서류를 학부모에게 보냅니다. 상담 예약 흐름은 예약 상담 활용 사례, 약속 전날 확인 연락은 리마인드 활용 사례에 정리돼 있습니다.
| 교육컨설팅에서 자주 생기는 장면 | 쓰는 기능 | 제공 방식 |
|---|---|---|
| 컨설턴트가 대면 상담 중에 걸려 온 전화 | 부재중 자동 알림 | 추가 비용 없이 제공 |
| 상담 직후 예약 일시·준비 서류 안내 | 통화 후 자동 문자·알림톡 | 추가 비용 없이 제공 |
| 설명회 참석 학부모에게 다시 연락 | 오토콜, 스케줄 발신 | 추가 비용 없이 제공 |
| 홈페이지에서 상담을 신청한 학부모와 바로 연결 | 클릭투콜 | 추가 비용 없이 제공 |
| 입시·유학 등 브랜드별 문의 구분 | 착신번호별 구분, 브랜드별 발신번호 | 추가 비용 없이 제공 |
| 반복되는 항의나 장난 전화 | 블랙리스트, 욕설 방지 안내 | 추가 비용 없이 제공 |
표에 적힌 기능은 영업 자동화, 브랜드 구분, 상담 품질, 고객 관리로 묶인 12가지에 들어 있고 모두 추가 비용 없이 함께 드립니다. 누가 먼저 전화를 끊었는지 보는 통화 종료 추적도 여기에 포함돼 있어, 상담이 어떻게 끝났는지를 나중에 확인할 수 있습니다.
입시·유학처럼 브랜드가 여럿이면 번호로 먼저 나눠 받는다
한 회사가 입시 컨설팅, 유학 상담, 학습 코칭을 이름을 달리해 운영하는 경우가 많습니다. 번호는 여러 개인데 받는 자리는 같다 보니, 컨설턴트가 어느 브랜드로 걸려 온 전화인지 모른 채 회사 이름부터 헷갈리는 일이 생깁니다. 착신번호별 구분을 쓰면 어느 번호로 들어온 전화인지 화면에 표시돼 첫 인사부터 맞게 받을 수 있습니다.
다시 걸 때도 같은 문제가 있습니다. 학부모는 자신이 전화했던 번호를 기억하는데, 전혀 다른 번호로 연락이 오면 받지 않거나 광고 전화로 여깁니다. 브랜드별 발신번호를 쓰면 학부모가 처음 건 그 브랜드의 번호로 연락이 갑니다.
상담이 몰리는 시기에는 숫자로 일정을 짠다
- 실시간 현황판: 지금 대기 중인 전화와 통화 중인 컨설턴트를 한눈에 본다
- 시간대별 통계: 어느 요일, 어느 시간대에 포기호가 쌓이는지 확인해 대면 상담 일정을 비켜 잡는다
- 번호별 문의 통계: 어느 브랜드로 문의가 몰리는지 보고 그쪽에 인원을 더 앉힌다
시즌마다 인원이 바뀌는 사업이라 약정 없는 구조가 맞다
교육컨설팅은 상담이 몰리는 시기와 조용한 시기가 뚜렷합니다. 몰릴 때 자리를 늘렸다가 한가해지면 다시 줄이고 싶은데, 긴 약정에 묶여 있으면 그게 어렵습니다. 지오테스는 약정 기간이 없고 위약금도 없습니다. 좌석을 늘리면 늘린 좌석당 비용만 추가됩니다.
비용은 네 항목으로 나뉩니다. 시스템 구축(1회), 회선 이용료(월), 유지보수(별도 계약), 부가서비스(선택)입니다. 회선 이용료와 통화료는 별도입니다. 금액은 상담 인원·회선 수·필요한 기능에 따라 달라서, 지금 쓰시는 구성을 보고 산정해 드립니다. 지금 쓰는 전화·문자 서비스에서 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지도 함께 계산해 알려 드립니다. 항목 구성은 요금 안내에서 먼저 확인할 수 있습니다.
상담 중에 전화가 끊기면 학부모는 다시 걸지 않습니다. 지오테스는 365일 24시간 이중화로 운영하고, 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환합니다. 회선도 통신사 두 곳 이상에 열어 두면 한쪽에 장애가 나도 통화가 이어집니다.
KT·LG유플러스·SK브로드밴드 3사와 모두 제휴하고 있어 한 통신사에 묶지 않고, 사무실 위치와 쓰시는 조건에 맞는 쪽을 골라 연결합니다.
교환기부터 상담 프로그램까지 한 회사가 만들면 고칠 곳을 찾아 헤매지 않는다
전화가 이상할 때 통신사는 교환기 문제라고 하고, 교환기 업체는 프로그램 문제라고 하고, 프로그램 업체는 회선을 확인해 보라고 하는 일이 흔합니다. 그 사이 상담 전화는 계속 새어 나갑니다. 지오테스는 IP 교환기(IP-PBX)와 상담 애플리케이션을 직접 개발하고 인터넷전화 회선까지 직접 공급합니다. 회선을 공급하면서 교환기와 상담 프로그램까지 직접 만드는 곳은 많지 않습니다.
2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화 한 분야만 해 왔고, 2008년 자체 녹취 시스템을 개발하면서 남의 제품을 파는 쪽에서 직접 만드는 쪽으로 옮겨 왔습니다. 2013년에는 필리핀 클락에 콜센터를 직접 세워 운영하며 쓰는 쪽의 불편을 겪어 봤습니다. 교육을 포함해 제조·유통·금융·공공·병원·쇼핑몰까지 120여 곳을 구축했고, 교육 업종의 구성은 교육 업종 안내에 모아 두었습니다.
2026년부터는 AI 컨택센터도 제공합니다. 진로 상담처럼 통화가 긴 업무라면 선택 항목인 AI 통화요약으로 통화 내용을 정리해 상담 기록에 남길 수 있습니다. 실제 화면이 어떻게 움직이는지는 데모에서 먼저 볼 수 있고, 지금 쓰는 번호와 전화기, 프로그램을 알려 주시면 구성을 잡아 드립니다. 고객센터 1555-5528(상담 무료), 평일 09:00~18:00입니다.