알림톡을 따로 여는 발송 화면에서 보내면 상담사가 통화를 끝낼 때마다 번호를 옮겨 적어야 하고, 바쁜 시간에는 빠지기 쉽습니다. 통화 종료, 부재중 같은 통화 이벤트에 알림톡을 묶어 두면 사람이 손대지 않아도 정해진 문구가 나갑니다. 지오테스는 통화 후 자동 문자·알림톡과 부재중 자동 알림을 추가 비용 없이 기본으로 드립니다. 보낸 내역은 상담 CRM의 통화 이력 옆에 남아서 다음 통화 때 바로 확인할 수 있습니다.
알림톡은 보내는 방법보다 언제 보낼지를 먼저 정해야 합니다
오후 네 시쯤 인입이 몰리는 고객센터를 생각해 보시면 됩니다. 상담사가 통화를 끝내고 발송 관리 화면을 새 창으로 엽니다. 고객 번호를 복사해 붙여 넣고, 문구 틀을 고르고, 이름과 예약 시간을 고쳐 적은 뒤 보냅니다. 그러는 사이 다음 전화가 벌써 울리고 있습니다. 결국 알림톡은 나중에 몰아서 보낼 일로 밀리고, 퇴근 무렵에 보니 몇 건이 빠져 있습니다.
카카오알림톡보내기를 검색하는 담당자는 대개 발송 방법 자체보다 이런 누락과 오발송 때문에 고민합니다. 알림톡을 쓰려면 카카오톡 채널과 미리 등록해 둔 문구 틀이 있어야 합니다. 이건 발송 대행을 어디에 맡기든 똑같이 거치는 준비라서, 곳마다 달라지는 건 결국 언제, 누구의 손으로 보내느냐입니다.
- 통화가 끝났을 때: 상담 내용 확인, 접수 번호 안내, 다음 절차 안내
- 전화를 놓쳤을 때: 확인 후 다시 연락드린다는 안내
- 예약·방문이 잡혔을 때: 날짜와 준비물 안내
이렇게 보낼 시점을 통화 흐름 안에서 먼저 정해 두어야 합니다. 그래야 발송이 사람의 기억에 기대지 않고 시스템 규칙으로 돌아갑니다.
통화 이벤트에 알림톡을 묶으면 상담사가 따로 보낼 일이 없어집니다
지오테스는 IP 교환기(IP-PBX)와 상담 애플리케이션을 직접 개발합니다. 교환기는 통화가 언제 연결되고 언제 끝났는지, 어느 착신번호로 들어온 전화인지 알고 있습니다. 알림톡 발송을 이 신호에 연결해 두면 통화 종료 버튼이 곧 발송 버튼이 됩니다. 상담사는 통화에만 신경 쓰면 됩니다.
| 상황 | 손으로 보낼 때 | 통화에 묶어 둘 때 |
|---|---|---|
| 통화 종료 후 안내 | 상담사가 번호를 옮겨 적고 직접 발송 | 통화가 끝나면 정해진 문구가 자동으로 발송 |
| 부재중 전화 | 누군가 부재중 목록을 보고 나서야 연락 | 놓친 번호로 부재중 자동 알림 발송 |
| 브랜드가 여러 개 | 문구와 발신 정보를 매번 골라야 함 | 착신번호별로 구분해 브랜드에 맞게 발송 |
| 발송 확인 | 발송 화면과 상담 기록을 따로 대조 | 상담 이력 옆에서 함께 확인 |
이 기능은 따로 사는 모듈이 아닙니다. 지오테스가 추가 비용 없이 함께 드리는 12가지 가운데 고객 관리 쪽에 통화 후 자동 문자·알림톡과 부재중 자동 알림이 들어 있습니다. 전체 목록은 부가 기능 안내에서 보실 수 있습니다.
브랜드를 여러 개 운영하는 곳이라면 착신번호별 구분과 브랜드별 발신번호도 함께 쓰시면 됩니다. A 쇼핑몰 번호로 걸려 온 전화에 B 브랜드 안내가 나가는 사고를 규칙 단계에서 막을 수 있습니다.
놓친 전화는 알림톡으로 먼저 붙잡아 두어야 합니다
점심시간이나 월요일 오전처럼 전화가 몰리면 연결되지 못하고 끊기는 전화가 생깁니다. 고객은 통화 중 신호만 듣고 끊었으니, 다시 걸지 경쟁사로 넘어갈지 그 자리에서 정합니다. 이때 바로 확인했으니 곧 연락드리겠다는 알림톡이 오면 고객이 기다려 줄 이유가 생깁니다.
부재중 자동 알림은 놓친 번호로 그 즉시 안내를 보냅니다. 부재중 목록은 상담 화면에도 남기 때문에 상담사가 한가해질 때 차례대로 다시 걸면 됩니다. 콜백을 어떤 순서로 돌리는지는 무료 콜백 시스템 정리에 따로 적어 두었습니다.
알림톡만 보내고 끝나면 반쪽입니다. 안내를 받은 고객에게 누가, 언제 다시 전화했는지까지 한 화면에 이어져야 부재중 전화가 실제 상담으로 돌아옵니다.
스팸이나 반복 장난 전화가 오는 번호는 블랙리스트로 관리할 수 있습니다. 블랙리스트도 기본으로 드리는 기능에 들어 있습니다.
보낸 알림톡은 상담 이력 옆에 남아야 다음 통화가 짧아집니다
고객이 다시 전화해서 "아까 카톡 받았는데요" 하고 말을 꺼냅니다. 상담사가 무슨 내용을 보냈는지 모르면 발송 화면을 따로 열어 찾아야 하고, 그동안 고객은 기다립니다. 지오테스 구축에는 상담 CRM, 통화 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업이 기본으로 들어갑니다. 전화가 울리면 고객 정보와 지난 통화, 보낸 안내가 한 화면에 함께 뜹니다.
이미 쓰는 CRM이 있다면 버릴 필요가 없습니다. 쓰던 CRM은 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 가능합니다. 이미 쌓아 둔 고객 데이터와 화면 구성을 유지하면서 알림톡 발송 시점만 통화에 맞추는 겁니다. 연동 방식은 상담 CRM 안내에서 확인하실 수 있습니다.
외부 시스템과 더 깊게 묶어야 할 때
주문·예약 시스템에서 생긴 정보를 알림톡 문구에 바로 넣어야 한다면 DB API 연동, 실시간 API 연동, 콜백 API 연동을 선택 항목으로 더할 수 있습니다. 통화 내용을 요약해 기록으로 남기는 AI 통화요약도 필요할 때 추가하시면 됩니다.
비용은 알림톡 기능 하나가 아니라 전체 구성을 보고 산정합니다
알림톡 때문에 알아보다가 결국 비용을 묻는 분이 많습니다. 지오테스 비용은 시스템 구축(1회), 회선 이용료(월), 유지보수(별도 계약), 부가서비스(선택) 네 항목으로 나뉩니다. 통화 후 자동 알림톡과 부재중 자동 알림은 기본으로 드리는 12가지에 들어 있어서 따로 값을 매기지 않습니다. 회선 이용료와 통화료는 별도입니다.
금액은 상담 인원, 회선 수, 필요한 기능에 따라 달라집니다. 그래서 지금 쓰시는 구성을 보고 산정해 드립니다. 절감 폭도 몇 퍼센트라고 미리 말씀드리지 않습니다. 지금 쓰는 발송 대행과 교환기, 녹취 장비 중 어떤 항목이 없어지고 어떤 항목이 남는지를 하나씩 계산해서 알려 드립니다. 항목 구조는 요금 안내에 정리해 두었습니다.
- 약정 기간이 없고 위약금도 없습니다
- 좌석을 늘리면 좌석당 비용만 추가됩니다
- 365일 24시간 이중화: 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환됩니다
- 회선: KT·LG유플러스·SK브로드밴드 3사와 모두 제휴해 조건이 맞는 쪽을 고릅니다
회선도 통신사 두 곳 이상에 열어 두면 한쪽에 장애가 나도 통화가 이어집니다. 통화가 살아 있어야 통화에 묶인 알림톡도 계속 나갑니다.
붙이기 전에 담당자가 정리해 둘 것은 발송 규칙표 한 장입니다
구축 상담을 시작하기 전에 거창한 기획서는 필요 없습니다. 어떤 통화에 무엇을 보낼지만 한 장으로 적어 오시면 이야기가 빨라집니다. 지오테스는 2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화 한 분야만 해 왔고, 제조·유통·금융·공공·병원·쇼핑몰·교육 분야에서 120여 곳을 구축했습니다. 규칙표만 있으면 어느 통화 신호에 어떤 알림을 걸지 바로 짚어 드릴 수 있습니다.
- 보낼 상황: 통화 종료, 부재중, 예약 확정 중 어디에 걸지
- 문구 틀: 상황별로 고객 이름·일시 등 바뀌는 자리를 표시
- 발신 구분: 브랜드나 착신번호마다 다른 안내가 나가야 하는지
- 보내면 안 되는 경우: 블랙리스트 번호, 이미 처리가 끝난 건
- 시험 방법: 내부 번호로 걸어 실제로 도착하는지 확인
직접 화면을 보고 판단하고 싶으시면 데모 신청을 이용해 주세요. 구성과 비용 상담은 고객센터 1555-5528(상담 무료), 평일 09:00~18:00에 받습니다.
업종마다 알림톡을 거는 자리가 다릅니다. 병원은 예약 안내가 중심이고, 쇼핑몰은 주문 문의 후 처리 안내가 중심입니다. 비슷한 곳에서 어떻게 썼는지는 업종별 안내에서 찾아보실 수 있습니다.