견적서에 적힌 구축비와 월 회선료만 비교하면 3년 동안 실제로 나가는 돈은 알 수 없습니다. 보이는 값은 시스템 구축·회선 이용료·유지보수·부가서비스 네 항목으로 나누고, 숨은 값은 기능 추가 구매·약정 위약금·장애로 놓친 통화·기록 유실로 따로 적어야 합니다. 지오테스는 약정과 위약금이 없고 상담 CRM·녹취·통계를 구축에 포함하기 때문에 숨은 값 칸이 줄어듭니다. 금액은 상담 인원·회선 수·필요한 기능에 따라 달라서, 지금 쓰시는 구성을 보고 산정해 드립니다.
견적서 첫 장만 비교하면 3년 총액이 뒤집힌다
남동공단 아웃소싱 업체의 전화는 쉴 틈이 없습니다. 아침에는 출근 안 한 작업자를 확인하고, 낮에는 고객사 생산팀이 인원 충원을 요청하고, 저녁에는 구직자에게 면접 일정을 다시 알립니다. 전화가 곧 매출인 업무라서 시스템을 바꿀 때 비용을 꼼꼼히 보게 됩니다. 문제는 대부분 견적서 첫 장의 합계만 나란히 놓고 고른다는 점입니다.
첫 장에는 들이는 날 내는 돈과 매달 내는 돈이 적혀 있습니다. 그런데 3년을 쓰다 보면 견적서에 없던 청구가 하나씩 붙습니다. 녹취를 따로 사고, 통계 화면을 추가하고, 고객사 계약이 끝나 좌석을 줄이려는데 약정에 걸립니다. 처음에 더 싸 보였던 쪽이 3년 뒤에는 더 비싼 쪽이 되는 일이 여기서 생깁니다.
비교는 두 칸으로 합니다.
왼쪽 칸에는 견적서에 적힌 보이는 값, 오른쪽 칸에는 쓰다 보면 생기는 숨은 값. 두 칸을 모두 채운 뒤에 3년을 곱해야 비교가 됩니다.
이 글은 그 두 칸을 채우는 순서를 다룹니다. 전화 업무를 어떤 구조로 맡길지는 남동공단아웃소싱 전화 업무 구성 글에서 따로 다뤘으니, 여기서는 돈 이야기만 합니다.
보이는 값은 네 항목으로 쪼개야 비교가 된다
업체마다 견적서 양식이 달라서 합계만 보면 무엇이 들어 있고 무엇이 빠졌는지 알 수 없습니다. 지오테스 견적은 네 항목으로 나뉩니다. 다른 곳 견적을 받으셨다면 같은 네 칸에 옮겨 적어 보시길 권합니다. 빈칸이 생기면 그 자리가 나중에 청구될 가능성이 큰 곳입니다.
- 시스템 구축 — 처음 한 번 내는 값. 교환기와 상담 프로그램을 세팅하는 비용입니다.
- 회선 이용료 — 매달 내는 값. 통화료는 여기에 따로 붙습니다.
- 유지보수 — 별도 계약. 장애 대응과 설정 변경을 누가 맡는지가 이 안에 들어 있습니다.
- 부가서비스 — 필요할 때만 고르는 값. AI 통화요약, API 연동, 보이는 ARS 같은 항목입니다.
아웃소싱 업체에서 특히 확인할 것은 좌석이 늘 때의 계산입니다. 고객사 한 곳을 새로 받으면 상담 인원이 늘어나는데, 지오테스는 좌석을 늘리면 좌석당 비용만 추가됩니다. 시스템을 다시 구축하거나 상위 요금제로 갈아타는 구조가 아니라서, 3년 동안 인원이 오르내려도 총액을 미리 그려 볼 수 있습니다.
| 구분 | 항목 | 3년 총액에서 확인할 것 |
|---|---|---|
| 보이는 값 | 시스템 구축 | 처음 한 번으로 끝나는지, 좌석 추가 때 다시 드는지 |
| 보이는 값 | 회선 이용료·통화료 | 통화료가 별도인지, 통신사를 고를 수 있는지 |
| 보이는 값 | 유지보수 | 장애 대응 범위와 설정 변경이 포함되는지 |
| 숨은 값 | 기능 추가 구매 | 녹취·통계·CRM이 기본인지 따로 사는지 |
| 숨은 값 | 약정·위약금 | 고객사 계약이 끝나 좌석을 줄일 때 묶이는지 |
| 숨은 값 | 장애와 기록 유실 | 통화가 끊긴 시간과 사라진 녹취를 누가 떠안는지 |
숨은 값은 기능을 따로 사는 순간부터 쌓인다
아웃소싱 업무를 하다 보면 기능 요구가 계속 생깁니다. 고객사가 "그날 통화 녹음 들려 달라"고 하면 녹취가 필요하고, 월말 보고서에 응대 건수를 넣으려면 통계가 필요하고, 구직자가 다시 전화했을 때 누구인지 바로 보려면 스크린 팝업이 필요합니다. 이것들을 하나씩 따로 사면 매번 견적이 새로 나오고, 그때마다 월 청구서가 조금씩 두꺼워집니다.
지오테스는 상담 CRM, 통화 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업을 구축에 포함합니다. 따로 사지 않습니다. 이미 쓰던 CRM이 있으면 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 되기 때문에, 데이터를 옮기는 비용도 숨은 값 칸에서 빠집니다.
추가 비용 없이 함께 주는 기능이 숨은 값 칸을 줄인다
- 영업 자동화 — 오토콜, 클릭투콜, 스케줄 발신. 구직자 면접 안내와 출근 확인 전화를 사람이 일일이 누르지 않게 됩니다.
- 브랜드 구분 — 착신번호별 구분, 브랜드별 발신번호. 고객사마다 번호를 나눠 받을 때 쓰입니다.
- 고객 관리 — 통화 후 자동 문자·알림톡, 부재중 자동 알림, 블랙리스트, 부분 녹취.
- 상담 품질 — 필수 안내 자동 재생, 욕설 방지 안내, 통화 종료 추적.
약정과 위약금은 3년 뒤의 선택을 미리 사 버리는 값이다
아웃소싱 업체의 인원은 고객사 계약을 따라 움직입니다. 남동공단 공장 한 곳의 생산 물량이 줄면 그 라인을 맡던 상담 좌석도 줄여야 합니다. 이때 약정이 걸려 있으면 쓰지 않는 좌석 값을 계속 내거나 위약금을 내고 나와야 합니다. 견적서에는 한 줄도 없던 돈이 여기서 한꺼번에 나옵니다.
지오테스는 약정 기간이 없고 위약금도 없습니다. 3년 총액을 계산할 때 "중간에 줄이거나 바꾸면 얼마를 더 내야 하나"라는 칸이 비어 있다는 뜻입니다. 쓰는 만큼 내고, 맞지 않으면 나갈 수 있어야 비교가 공정해집니다.
약정이 있는 견적과 비교할 때
약정 기간 안에 좌석이 줄어드는 경우와 업체를 바꾸는 경우 두 가지를 가정하고, 각각 얼마를 더 내게 되는지 계약서 조항으로 확인해 숨은 값 칸에 적어 두십시오.
회선도 같은 논리입니다. 지오테스는 KT·LG유플러스·SK브로드밴드 3사와 모두 제휴하고 있어 한 곳에 묶지 않고 조건이 맞는 쪽을 고릅니다. 통신사를 바꾸고 싶을 때 시스템까지 다시 들일 필요가 없다는 점도 3년 총액에서는 차이를 만듭니다.
장애 한 번과 사라진 녹취가 가장 비싼 숨은 값이다
견적서에 가장 늦게 드러나는 값은 전화가 안 되는 시간입니다. 아침 출근 확인 시간에 교환기가 멈추면 결근자를 제때 파악하지 못하고, 고객사 라인에 빈자리가 생깁니다. 이 손해는 청구서에 찍히지 않지만 고객사와의 신뢰에서 그대로 빠져나갑니다.
지오테스 시스템은 365일 24시간 이중화로 돌아갑니다. 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환됩니다. 회선도 통신사 두 곳 이상에 열어 두면 한쪽에 장애가 나도 통화가 이어집니다. 3년 동안 한 번이라도 멈출 수 있다는 가정을 넣으면, 이 구성이 숨은 값 칸을 얼마나 줄이는지 직접 판단하실 수 있습니다.
기록도 같은 무게로 봐야 합니다. 작업자 임금이나 근태를 두고 고객사와 말이 엇갈릴 때 통화 녹음이 남아 있는지가 분쟁 비용을 가릅니다. 녹취가 어디에 얼마나 저장되고 누가 꺼낼 수 있는지는 통화 녹취 기능 설명에서 확인하실 수 있습니다.
지오테스는 2013년 필리핀 클락에 콜센터를 직접 세워 운영했습니다. 시스템을 파는 쪽이 아니라 쓰는 쪽에서 통화가 끊기는 시간이 얼마나 비싼지 겪어 봤기 때문에, 이중화를 선택 항목이 아니라 기본으로 둡니다.
3년 총액은 지금 쓰는 구성을 펼쳐 놓고 계산한다
계산은 지금 무엇을 쓰고 있는지에서 시작합니다. 상담 인원, 회선 수, 고객사별로 나눈 번호, 따로 결제하는 녹취나 문자 서비스, 개인 휴대폰으로 처리하는 통화까지 모두 적습니다. 그 목록이 있어야 새 구성으로 옮겼을 때 무엇이 없어지고 무엇이 남는지를 항목별로 가를 수 있습니다.
- 지금 내는 값 — 회선, 교환기 임대, 녹취·문자 같은 개별 서비스 청구서를 모읍니다.
- 없어지는 값 — 구축에 포함되는 CRM·녹취·통계, 함께 주는 기능으로 대체되는 서비스를 지웁니다.
- 남는 값 — 회선 이용료·통화료, 유지보수, 꼭 필요한 부가서비스만 남깁니다.
- 3년 동안 바뀔 값 — 고객사가 늘고 줄 때의 좌석 변화와 약정 조건을 더합니다.
지오테스는 절감률을 몇 퍼센트라고 말하지 않습니다. 지금 쓰는 구성에 따라 결과가 완전히 달라지기 때문입니다. 대신 현재 구성을 받아 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 알려 드립니다. 요금 구조는 요금 안내와 콜센터 비용 가이드에 정리해 두었고, 제조 현장과 맞닿은 업무 사례는 제조업 페이지에서 보실 수 있습니다.
2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화 한 분야만 해 오면서 120여 곳을 구축했습니다. 교환기와 상담 프로그램을 직접 만들고 회선까지 직접 공급하기 때문에, 견적의 네 항목이 어디서 나오는지 설명할 수 있습니다. 지금 쓰는 청구서를 들고 고객센터 1555-5528(상담 무료) 또는 상담 신청으로 연락 주십시오.