월 이용료 한 줄로 비교하면 숨은 값을 놓칩니다. 비용은 시스템 구축, 회선 이용료, 유지보수, 부가서비스 네 항목으로 나누고, 고객사를 추가하거나 정리할 때 드는 값, 약정 위약금, 따로 사는 녹취·문자 도구, 장애로 놓친 통화까지 더해 3년 총액으로 봐야 합니다. 지오테스는 금액을 일률적으로 말하지 않고, 지금 쓰시는 구성을 보고 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 드립니다.
영업대행업체의 전화 비용은 첫 견적보다 3년 뒤 장부에서 더 크게 보인다
영업대행업체 대표가 콜 시스템 견적을 받으면 대개 월 이용료 한 줄부터 봅니다. 두세 곳을 나란히 놓고 그 줄이 낮은 쪽을 고르죠. 문제는 영업대행이라는 일이 3년 동안 가만히 있지 않는다는 데 있습니다. 고객사가 새로 들어오고, 계약이 끝나 빠지고, 상담원이 늘었다 줄었다 합니다.
그때마다 번호를 새로 받고, 녹취를 고객사별로 뽑아 달라는 요청에 응하고, 문자 발송 도구를 따로 결제합니다. 하나하나는 작아서 견적 비교표에 올라가지 않습니다. 그런데 3년치 카드 명세서와 세금계산서를 모아 보면, 처음 고른 기준이었던 월 이용료보다 이 작은 값들의 합이 더 신경 쓰이는 경우가 많습니다.
비교 기준을 바꿔야 합니다. 월 이용료가 아니라 3년 동안 이 전화 구성을 유지하는 데 들어간 돈 전부를 놓고 비교해야 업체 간 차이가 제대로 보입니다.
이 글은 돈 이야기만 합니다. 운영 실수나 번호 설계는 영업대행업체 전화 운영에서 흔한 실수와 고객사별 번호·녹취 분리 설계에서 따로 다뤘습니다.
눈에 보이는 값은 네 줄로 정리된다
견적서에 적히는 값은 생각보다 단순합니다. 지오테스 기준으로 비용은 네 항목으로 나뉩니다. 다른 업체 견적을 받으셨다면 그 견적도 이 네 칸에 옮겨 적어 보세요. 칸이 비거나 한 칸에 여러 항목이 섞여 있으면 그 자리가 나중에 숨은 값이 될 가능성이 큽니다.
- 시스템 구축(1회) — 교환기, 상담 프로그램, 녹취, 통계를 처음 세팅하는 값
- 회선 이용료(월) — 번호와 회선을 쓰는 값. 통화료는 이와 별도로 붙습니다
- 유지보수(별도 계약) — 장애 대응, 설정 변경, 업데이트를 맡기는 값
- 부가서비스(선택) — AI 통화요약, API 연동, AI 응대처럼 필요할 때만 더하는 항목
영업대행업체가 특히 볼 부분은 좌석 증설입니다. 큰 고객사를 받아 상담원을 늘릴 때 시스템을 다시 사야 하는 구조라면 3년 총액이 계단식으로 뛰겠죠. 지오테스는 좌석을 늘리면 좌석당 비용만 추가되는 구조라서, 고객사가 늘어나는 속도에 맞춰 비용도 그만큼만 따라 올라갑니다.
정확한 금액은 상담 인원, 회선 수, 필요한 기능에 따라 달라집니다. 그래서 지금 쓰시는 구성을 보고 산정해 드립니다. 항목 구조는 요금 안내에 정리해 두었습니다.
숨은 값은 고객사가 들어오고 나갈 때마다 쌓인다
영업대행업체에서만 유독 커지는 숨은 값이 있습니다. 새 고객사가 들어오면 그 브랜드 이름으로 걸 발신번호가 필요하고, 걸려 오는 전화가 어느 고객사 건인지 구분해야 합니다. 이걸 기본 기능으로 못 하는 시스템을 쓰고 있다면 고객사마다 별도 회선을 열거나 상담원 휴대폰을 따로 쓰게 됩니다.
따로 결제하던 도구들
- 부재중 고객에게 다시 연락하라고 알려 주는 알림 서비스
- 통화가 끝나면 나가는 문자·알림톡 발송 도구
- DB를 순서대로 걸어 주는 오토콜 프로그램
- 고객사별 통화 실적을 뽑는 통계 엑셀 작업 시간
각각 월 결제라 견적 비교 때는 빠져 있다가 3년 내내 나갑니다. 지오테스는 오토콜, 클릭투콜, 스케줄 발신, 착신번호별 구분과 브랜드별 발신번호, 블랙리스트, 통화 후 자동 문자·알림톡, 부재중 자동 알림을 포함한 12가지를 추가 비용 없이 함께 드립니다. 상담 CRM, 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업도 구축에 들어 있어서 따로 사지 않습니다.
쓰던 CRM이 있다면 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 됩니다. 이미 쌓아 둔 고객사 DB를 옮기는 비용과 상담원이 새 화면에 적응하는 시간까지 아낄 수 있는 선택입니다.
약정과 위약금은 고객사 계약이 끝나는 날 돈이 된다
영업대행업체의 매출은 고객사 계약 기간에 묶여 있습니다. 큰 고객사 한 곳이 계약을 끝내면 상담원도 회선도 남습니다. 그런데 전화 시스템이 장기 약정이라면 줄인 회선과 좌석 값을 약정이 끝날 때까지 계속 내거나 위약금을 내고 정리해야 하죠.
이 값은 계약할 때는 0으로 보입니다. 고객사가 빠지는 날에야 청구서에 나타나니까요. 3년 총액을 계산할 때 이 칸을 비워 두면 안 됩니다. 지난 3년 동안 고객사가 몇 번 바뀌었는지 떠올려 보시고, 그때마다 회선을 줄일 수 있었는지 따져 보세요.
지오테스는 약정 기간이 없고 위약금이 없습니다. 고객사가 빠져 좌석을 줄여야 할 때 남은 약정 때문에 쓰지 않는 회선 값을 낼 일이 없습니다.
회선은 KT, LG유플러스, SK브로드밴드 3사와 모두 제휴해 한 통신사에 묶지 않고 조건이 맞는 쪽을 고릅니다. 통신사를 바꾸고 싶을 때 시스템까지 갈아엎어야 하는 구조인지 아닌지도 3년 총액에 영향을 줍니다.
녹취를 못 찾는 날과 전화가 끊긴 날도 3년 총액에 들어간다
고객사가 "지난달 그 고객이랑 통화한 녹취 보내 주세요"라고 할 때 팀장이 반나절을 뒤지는 장면이 있습니다. 녹취가 고객사별로 나뉘지 않고 한 폴더에 섞여 있으면 생기는 일입니다. 이 시간은 견적서 어디에도 없지만 3년이면 상담원 한 명이 꽤 오래 일한 만큼이 됩니다. 녹취를 못 찾아 고객사 신뢰를 잃으면 그건 계약 금액 단위의 손실로 이어지죠.
장애도 마찬가지입니다. 오토콜을 돌리던 오전에 교환기가 멈추면 그날 걸려던 DB가 그대로 남고, 고객사에 보낼 실적 보고서에 빈칸이 생깁니다. 영업대행은 통화 건수가 곧 매출이라 멈춘 시간이 그대로 손실이 됩니다.
- 365일 24시간 이중화 — 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환
- 통신사 두 곳 이상으로 회선 분산 — 한쪽에 장애가 나도 통화가 이어짐
- 부분 녹취와 통화 종료 추적 — 필요한 구간과 기록을 고객사별로 찾기 쉬움
지오테스는 2008년부터 녹취 시스템을 직접 개발해 왔고, 교환기와 상담 프로그램도 직접 만듭니다. 고객사별로 녹취를 나눠 찾는 방식이나 장애 때 넘어가는 구조를 다른 회사 제품에 맞춰 끼워 넣는 게 아니라 처음부터 같이 설계합니다. 녹취 구조는 통화 녹취에서 볼 수 있습니다.
3년 총액은 지우는 칸과 남는 칸을 나란히 놓으면 나온다
계산 순서는 이렇습니다. 지금 매달 나가는 전화 관련 결제를 전부 적습니다. 회선, 시스템, 문자, 알림톡, 녹취 저장, 오토콜 프로그램, 외부 유지보수까지 다 적습니다. 그다음 지난 3년 동안 고객사가 바뀔 때 생긴 일회성 지출과 위약금을 더합니다.
| 비용 항목 | 눈에 보이는가 | 3년 동안 커지는 이유 | 지오테스 구성에서 |
|---|---|---|---|
| 시스템 구축 | 보인다 | 다시 구축하면 한 번 더 냄 | 1회, 좌석 증설은 좌석당 추가 |
| 회선 이용료·통화료 | 보인다 | 고객사마다 회선을 따로 열면 늘어남 | 별도. 3사 중 조건 맞는 곳 선택 |
| 문자·알림톡·오토콜 도구 | 잘 안 보인다 | 도구마다 월 결제가 계속됨 | 12가지 기능에 포함 |
| 약정 위약금 | 안 보인다 | 고객사가 빠질 때 발생 | 약정·위약금 없음 |
| 녹취 검색 시간 | 안 보인다 | 고객사 요청마다 반복 | 고객사별 구분·부분 녹취 |
| 장애로 멈춘 통화 | 안 보인다 | 멈춘 시간만큼 실적 손실 | 이중화·자동 전환 |
이 표를 지금 쓰시는 구성으로 채워 보면, 바꿨을 때 사라지는 칸과 그대로 남는 칸이 갈립니다. 지오테스는 절감 폭을 숫자 하나로 말하지 않습니다. 지금 무엇을 쓰고 계신지에 따라 결과가 완전히 달라지기 때문입니다. 대신 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 알려 드립니다.
2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화 한 분야만 해 왔고, 2013년에는 필리핀 클락에 콜센터를 직접 세워 쓰는 쪽에서도 겪어 봤습니다. 지금 견적서와 결제 내역을 들고 상담을 요청하시거나 고객센터 1555-5528(상담 무료, 평일 09:00~18:00)로 전화 주시면 3년 총액 기준으로 같이 따져 드립니다.