테이블오더영업 전화는
사장님의 시간표에 맞춰야 한다

문제는 통화량이 아니라 사장님이 받는 틈이 짧다는 데 있다

테이블오더 영업 전화의 상대는 식당 사장님입니다. 점심 손님이 몰릴 때 걸면 주방 소리 사이로 “지금 바빠요” 한마디를 듣고 끊기고, 저녁 준비가 시작되면 또 끊깁니다. 제대로 이야기가 되는 건 브레이크타임이나 마감 무렵 정도입니다. 그 짧은 틈에 영업 담당자 여럿이 같은 명단을 나눠 들고 전화를 돌리면, 같은 가게에 거듭 전화가 가고 “아까 다른 분이 전화했는데요”라는 말을 듣게 됩니다.

담당자가 게을러서 생기는 일이 아닙니다. 명단은 엑셀에, 통화 기록은 각자 휴대폰에, “나중에 다시 달라”는 약속은 메모장에 흩어져 있으니 팀장은 오늘 누가 어느 가게와 어디까지 이야기했는지 볼 방법이 없습니다.

• 중복 발신 — 같은 가게에 다른 담당자가 또 걸어 사장님이 불쾌해함
• 재통화 약속 누락 — 브레이크타임에 다시 달라던 가게를 잊어버림
• 개인폰 콜백 — 사장님이 되거는 전화가 담당자 개인 번호로만 들어옴
• 퇴사 시 공백 — 담당자가 나가면 그 사람이 쌓은 가게 이력이 같이 사라짐

그래서 테이블오더 영업팀의 전화 환경은 더 많이 걸게 하는 쪽이 아니라, 맞는 시각에, 겹치지 않게, 기록이 남게 거는 쪽으로 짜야 합니다.

발신은 명단과 약속 시각에 묶여 있어야 겹치지 않는다

지오테스가 구축하는 상담 환경에는 오토콜, 클릭투콜, 스케줄 발신이 추가 비용 없이 들어갑니다. 클릭투콜은 상담 화면에서 가게 이름을 누르면 바로 전화가 걸리는 방식이라 번호를 잘못 누를 일이 없고, 누가 언제 걸었는지가 그 가게 기록에 곧바로 붙습니다. 다른 담당자가 같은 가게를 열면 방금 통화한 흔적이 보이니 겹쳐 걸 이유가 없어집니다.

스케줄 발신은 “브레이크타임에 다시 주세요”라는 약속을 사람 기억 대신 시스템에 맡기는 기능입니다. 사장님이 말한 시각에 맞춰 발신을 걸어 두면, 담당자가 다른 가게와 통화하느라 시계를 못 봐도 약속이 흘러가지 않습니다. 영업 발신 전반의 흐름은 아웃바운드 활용 사례에서 더 볼 수 있습니다.

다시 걸지 말라는 가게는 명단에서 빼 둔다

“관심 없으니 전화하지 마세요”라고 한 사장님께 또 전화가 가면 그 가게는 다시 열리지 않습니다. 블랙리스트에 번호를 올려 두면 이후 발신에서 빠지므로, 명단을 새로 받아 돌릴 때도 같은 실수가 반복되지 않습니다.

되걸려 온 전화는 받는 사람이 누구든 가게 이력이 먼저 떠야 한다

영업 전화는 부재중으로 끝나는 경우가 많고, 사장님은 장사를 마친 뒤 찍힌 번호로 다시 겁니다. 이때 전화를 받은 사람이 “어디시죠?”부터 묻는 것과, 화면에 가게 이름과 지난 통화 메모가 떠서 “지난번 테이블오더 견적 말씀드렸던 건이죠”로 시작하는 것은 결과가 전혀 다릅니다. 지오테스 구축에는 이 스크린 팝업과 상담 CRM이 기본으로 들어 있습니다.

못 받은 전화는 부재중 자동 알림으로 담당자에게 알려 주고, 통화를 마친 가게에는 통화 후 자동 문자나 알림톡으로 소개 자료 안내를 보낼 수 있습니다. 사장님이 장사 중에 통화 내용을 다 기억하지 못해도 휴대폰에 남은 안내를 보고 다시 연락할 수 있습니다.

이미 쓰고 있는 영업 관리 프로그램이 있다면 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 됩니다. 명단과 이력을 옮기느라 영업을 멈출 필요가 없습니다. 상담 기록 화면 구성은 상담 CRM 소개에 정리해 두었습니다.

여러 제품이나 거래처를 다루면 번호부터 나눠야 사장님이 헷갈리지 않는다

테이블오더 영업대행을 하는 곳은 한 회사 제품만 다루지 않는 경우가 흔합니다. 여러 제조사의 테이블오더를 함께 소개하거나, POS·키오스크와 묶어 제안하기도 합니다. 그런데 모든 전화가 같은 번호로 나가면 사장님은 어떤 제품 이야기였는지 기억하기 어렵고, 되걸려 온 전화를 받은 쪽도 무슨 건인지 되물어야 합니다.

지오테스 구축에 기본으로 들어가는 브랜드별 발신번호와 착신번호별 구분이 이 문제를 풉니다. 제품이나 거래처마다 번호를 나눠 걸고, 들어오는 전화는 어느 번호로 왔는지 상담 화면에서 먼저 구분됩니다.

가맹점을 상대로 하는 영업의 비슷한 구성은 프랜차이즈 영업대행 전화 구성 글에서도 다뤘습니다.

계약 뒤에 생기는 말다툼은 녹취와 통화 기록으로 정리된다

테이블오더 계약에서 나중에 엇갈리는 건 대개 전화로 오간 말입니다. 설치 일정을 언제로 들었는지, 약정 조건을 어떻게 설명받았는지, 수수료 이야기가 있었는지. 사장님도 담당자도 기억이 다르면 풀 방법이 없는데, 통화 녹취가 남아 있으면 해당 통화를 찾아 들어 보면 됩니다. 녹취는 구축에 기본으로 포함되고, 필요한 구간만 남기는 부분 녹취도 쓸 수 있습니다.

필수 안내 자동 재생은 계약 전에 꼭 전해야 할 안내를 담당자마다 빠뜨리지 않도록 통화에 자동으로 넣어 줍니다. 욕설 방지 안내와 통화 종료 추적도 추가 비용 없이 함께 들어가, 거친 통화가 이어질 때 담당자를 보호하고 통화가 어떻게 끝났는지를 남깁니다.

인원이 자주 바뀌는 영업팀일수록 약정 없는 구조가 맞다

영업팀은 시즌에 따라 사람이 늘었다 줄었다 합니다. 지오테스는 약정 기간과 위약금이 없고, 좌석을 늘리면 좌석당 비용만 더해집니다. 비용은 시스템 구축(1회), 회선 이용료(월), 유지보수(별도 계약), 부가서비스(선택) 네 항목으로 나뉘며, 회선 이용료와 통화료는 따로 계산됩니다. 금액은 상담 인원·회선 수·필요한 기능에 따라 달라서, 지금 쓰시는 구성을 보고 산정해 드립니다. 얼마나 줄어드는지를 비율로 말하지 않는 대신, 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 알려 드립니다. 항목 설명은 요금 안내에 있습니다.

한창 영업 중에 전화가 끊기면 그날 잡은 약속이 통째로 흔들립니다. 지오테스는 365일 24시간 이중화로 운영해 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환되고, KT·LG유플러스·SK브로드밴드 3사와 모두 제휴해 회선을 통신사 두 곳 이상에 열어 두면 한쪽에 문제가 생겨도 통화가 이어집니다.

지오테스는 2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화 한 분야만 해 왔고, IP 교환기와 상담 애플리케이션을 직접 개발하면서 회선까지 직접 공급합니다. 2013년에는 필리핀 클락에 콜센터를 직접 세워 운영하며 쓰는 쪽의 불편을 겪어 봤습니다. 제조·유통·금융·공공·병원·쇼핑몰·교육 분야에서 120여 곳을 구축했습니다.

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