견적서에 적힌 월 비용끼리 비교하면 약정 위약금, 따로 붙는 기능 요금, 업체를 바꿀 때 드는 전환 비용이 빠집니다. 상담 인력 위탁비와 콜센터 시스템 비용을 나누고, 시스템은 다시 구축비·회선 이용료·유지보수·부가서비스로 쪼개 적어야 합니다. 그다음 숨은 값까지 더해 3년 총액으로 합쳐 보는 것이 가장 정확한 비교입니다. 지오테스는 금액을 먼저 부르지 않고, 지금 쓰시는 구성을 보고 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 드립니다.
견적서 첫 장만 비교하면 3년 뒤에 받을 청구서를 놓칩니다
대전에서 아웃소싱 업체 두세 곳의 견적을 받아 책상에 나란히 놓으면 대부분 첫 장의 월 비용부터 봅니다. 상담 인력 몇 명에 월 얼마, 시스템 사용료 월 얼마. 여기서 싼 쪽에 동그라미를 치고 결재를 올리는 경우가 많습니다.
그런데 콜센터 비용은 첫 달보다 운영하면서 더 불어납니다. 녹취를 더 오래 보관해 달라고 하면 요금이 붙고, 상담석을 늘리면 기본 패키지를 다시 사야 한다고 하고, 계약 중간에 업체를 바꾸려고 하면 위약금 조항이 나옵니다. 이런 비용은 견적서 첫 장에 없고 계약서 뒤쪽이나 운영 도중에 나타납니다.
그래서 비교 기준을 바꿔야 합니다. 한 달에 얼마인가가 아니라 3년을 쓰면 모두 얼마인가로 묻는 겁니다. 3년으로 잡는 이유는 콜센터가 자리를 잡고, 상담석이 늘거나 줄고, 업체를 바꿀지 말지 한 번쯤 고민하게 되는 기간이 대체로 그 안에 다 들어오기 때문입니다.
비교표를 만들 때 칸을 두 개로 나누세요. 하나는 견적서에 적힌 값, 하나는 계약서와 운영에서 생기는 값. 두 번째 칸이 비어 있는 업체일수록 질문을 더 해 봐야 합니다.
눈에 보이는 값은 인력과 시스템을 나눠 적어야 제대로 보입니다
대전아웃소싱 견적에는 보통 상담 인력 위탁비와 시스템 사용료가 한 줄로 묶여 옵니다. 묶여 있으면 어느 쪽이 비싼지 알 수 없고, 나중에 인력만 바꾸고 싶을 때 시스템까지 함께 딸려 나갑니다. 인력과 시스템을 나눠 봐야 하는 이유는 대전아웃소싱 콜센터 인력과 시스템을 나눠 보는 법에서 따로 다뤘으니, 여기서는 시스템 쪽 비용을 쪼개는 방법만 봅니다.
콜센터 시스템 비용은 네 항목으로 나눠 적으면 빠지는 게 없습니다. 지오테스도 이 네 항목으로 견적을 냅니다.
| 항목 | 내는 방식 | 3년 총액에 넣을 때 볼 점 |
|---|---|---|
| 시스템 구축 | 처음 한 번 | 상담 CRM·녹취·통계·현황판·스크린 팝업이 들어 있는지 |
| 회선 이용료 | 매월 | 통화료가 따로인지, 통신사를 고를 수 있는지 |
| 유지보수 | 별도 계약 | 장애 대응과 기능 수정이 어디까지 포함되는지 |
| 부가서비스 | 필요할 때 선택 | AI 통화요약·API 연동처럼 나중에 붙일 항목인지 |
표의 세 번째 칸이 중요합니다. 같은 구축 비용이라도 녹취와 CRM이 들어 있는 곳과 따로 사야 하는 곳은 3년 총액이 전혀 다르게 나옵니다. 견적서를 받으면 이 칸을 업체마다 채워 보세요. 비워 두는 업체가 있으면 거기서부터 물어보면 됩니다.
숨은 값은 계약서 뒤쪽과 운영 도중에 드러납니다
숨은 값은 대부분 세 곳에서 나옵니다. 약정 조건, 따로 파는 기능, 상담석을 늘릴 때의 계산 방식입니다. 셋 다 계약할 때는 잘 보이지 않다가 운영을 시작하고 나서야 청구서에 찍힙니다.
약정과 위약금
약정이 걸려 있으면 첫해 월 비용이 낮아 보여도 사실상 3년 치를 미리 묶어 둔 셈입니다. 상담 물량이 줄어 좌석을 줄이고 싶어도, 서비스가 맞지 않아 옮기고 싶어도 남은 기간이 비용으로 돌아옵니다. 지오테스는 약정 기간이 없고 위약금도 없습니다. 그래서 3년 총액을 계산할 때 이 줄을 빈칸으로 둬도 됩니다.
따로 파는 기능과 좌석 증설
녹취, 통계, 부재중 알림, 통화 후 알림톡 같은 기능을 하나씩 따로 파는 구조라면 쓸수록 월 비용이 늘어납니다. 지오테스는 상담 CRM·통화 녹취·통계·실시간 현황판·스크린 팝업을 구축에 포함하고, 오토콜·클릭투콜·스케줄 발신, 착신번호별 구분, 블랙리스트, 부재중 자동 알림 같은 12가지 기능을 추가 비용 없이 함께 드립니다. 좌석을 늘리면 좌석당 비용만 더해집니다. 어떤 기능이 기본으로 들어가는지는 요금 안내에서 확인할 수 있습니다.
업체를 바꾸는 날의 비용을 계약하는 날 미리 계산해 둬야 합니다
3년 안에 아웃소싱 업체를 한 번쯤 바꾸게 되는 경우는 흔합니다. 상담 품질이 기대에 못 미치거나, 담당자가 바뀌거나, 사업 방향이 달라지기 때문입니다. 이때 드는 비용은 견적서 어디에도 없지만 3년 총액에서 크게 차지합니다.
- 대표번호 — 업체 명의로 개통된 번호라면 고객이 알던 번호를 새로 알려야 합니다
- 녹취 파일 — 업체 서버에만 있으면 분쟁이 생겼을 때 꺼내 오기 어렵습니다
- 상담 기록 — 고객별 통화 이력이 업체 시스템에 묶여 있으면 새 업체가 처음부터 다시 쌓아야 합니다
- 상담원 교육 — 시스템이 통째로 바뀌면 화면과 사용법을 다시 익혀야 합니다
이 비용을 줄이는 방법은 시스템을 인력 업체와 떼어 두는 것입니다. 콜센터 시스템과 회선을 회사 쪽에서 직접 갖고 있으면, 상담 인력만 바꿔도 번호·녹취·상담 기록이 그대로 남습니다. 쓰던 CRM이 이미 있다면 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 됩니다. 업체를 바꿀 때 흔히 생기는 손실은 대전아웃소싱 콜센터를 맡기며 하는 실수에도 정리돼 있습니다.
장애 한 번이 만드는 비용은 견적서에 적히지 않습니다
오전 상담이 몰리는 시간에 교환기가 멈추면, 그 사이 걸려 온 전화는 받을 수 없습니다. 주문하려던 고객은 다른 곳으로 가고, 문의하려던 고객은 불만을 안고 다시 전화합니다. 복구 뒤에는 상담원이 밀린 콜을 처리하느라 한동안 정상 업무를 못 합니다. 이 손실은 청구서에 찍히지 않지만 분명한 비용입니다.
그래서 3년 총액 표에는 장애에 대비한 구성이 있는지를 적는 줄이 따로 있어야 합니다. 지오테스는 365일 24시간 이중화로 운영하고, 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환합니다. 회선도 통신사 두 곳 이상에 열어 두면 한쪽에 문제가 생겨도 통화가 이어집니다. KT·LG유플러스·SK브로드밴드 3사와 모두 제휴하고 있어서 한 통신사에 묶지 않고 조건이 맞는 쪽을 고릅니다.
업체에 이렇게 물어보세요. "서버가 멈추면 누가, 어떻게, 얼마나 빨리 전환합니까?" 답이 구체적이지 않다면 그 공백이 3년 동안 안고 가야 할 숨은 값입니다.
3년 총액은 해마다 달라지는 줄을 따로 적어 합쳐야 맞습니다
마지막으로 표를 연도별로 펼쳐 봅니다. 첫해에는 시스템 구축비가 한 번 들어가고, 이후에는 회선 이용료와 유지보수가 이어집니다. 둘째 해에는 상담석을 늘리거나 부가서비스를 붙일 가능성이 있고, 셋째 해쯤에는 업체 재계약이나 전환을 고민하게 됩니다. 이 변화를 해마다 한 줄씩 적어 두면 어느 해에 비용이 튀는지가 보입니다.
- 첫해 — 구축비, 회선 이용료, 유지보수, 상담 인력 위탁비
- 둘째 해 — 좌석 증설분, 새로 붙일 부가서비스, 약정이 있다면 그 조건
- 셋째 해 — 업체 전환 시 번호·녹취·기록을 옮기는 비용, 재교육 시간
지오테스는 2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화 한 분야만 해 왔고, 제조·유통·금융·공공·병원·쇼핑몰·교육 분야에서 120여 곳을 구축했습니다. IP 교환기와 상담 애플리케이션을 직접 개발하고 회선까지 직접 공급하기 때문에, 중간 업체 몫 없이 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 드릴 수 있습니다. 비용 구조를 더 자세히 보고 싶다면 콜센터 비용 가이드를 먼저 읽어 보셔도 좋습니다.
금액은 상담 인원, 회선 수, 필요한 기능에 따라 달라서 지금 쓰시는 구성을 보고 산정합니다. 현재 견적서나 쓰고 있는 시스템 목록을 들고 상담 신청을 하시거나 1555-5528로 전화 주시면, 평일 09:00~18:00에 3년 총액 기준으로 비교해 드립니다.