가장 흔한 실수는 컨설턴트 개인 휴대폰과 개인 메모에 후보자 관계를 맡기는 것입니다. 담당자가 퇴사하면 후보자 연락처와 통화 맥락이 함께 사라지고, 고객사 조건을 말로만 전해 놓아 나중에 확인할 길이 없어집니다. 여기에 같은 후보자에게 두 사람이 전화하거나, 후보자가 다시 건 전화를 놓치는 일이 겹칩니다. 해법은 번호·녹취·통화 기록을 사람이 아니라 회사에 남기는 구성입니다. 지오테스는 상담 CRM·녹취·스크린 팝업을 기본으로 넣고, 약정 없이 구축합니다.
개인 휴대폰으로 후보자를 부르면, 컨설턴트가 나갈 때 후보자도 같이 나간다
한 서치펌에서 몇 해 동안 IT 직군을 맡던 컨설턴트가 경쟁사로 옮겼습니다. 인수인계 문서에는 후보자 이름과 진행 단계가 적혀 있었지만, 실제 연락은 전부 그 사람의 개인 휴대폰으로 오갔습니다. 남은 팀원이 회사 번호로 전화를 걸자 후보자들은 모르는 번호라 받지 않았고, 받은 사람도 "원래 담당자분과 이야기하겠다"고 했습니다. 후보자가 기억하는 건 회사가 아니라 그 사람의 번호였던 겁니다.
인사컨설팅에서 자산은 후보자 풀과 고객사 관계입니다. 그런데 그 관계가 쌓이는 통로가 개인 휴대폰이면, 자산의 주인은 회사가 아니게 됩니다. 문자로 주고받은 연봉 희망선, 이직 사유, 면접 가능 시간 같은 정보도 전부 개인 기기에 남습니다.
피하는 방법
컨설턴트가 회사 번호로 걸고 받게 하면 됩니다. 지오테스는 인터넷전화 회선과 IP 교환기, 상담 프로그램을 직접 만들어 공급하므로, 컨설턴트 자리마다 회사 번호가 붙고 통화 기록은 회사 서버에 쌓입니다. 누가 퇴사해도 다음 담당자가 같은 번호, 같은 이력으로 이어받습니다. 기본 구성은 인사컨설팅 상담 전화 구성 글에 정리해 두었습니다.
고객사 조건을 말로만 전하면, 나중에 '그런 말 들은 적 없다'가 된다
오퍼 단계에서 컨설턴트가 후보자에게 고객사 조건을 전화로 전합니다. 직급, 입사 가능 시기, 수습 조건 같은 것들입니다. 입사 직전에 후보자가 "그때 들은 조건과 다르다"고 하고, 고객사는 "그렇게 전해 달라고 한 적 없다"고 합니다. 확인할 수 있는 건 컨설턴트의 기억과 수첩 한 줄뿐입니다.
이런 다툼은 결론이 어느 쪽으로 나든 중간에 선 인사컨설팅 회사가 신뢰를 잃습니다. 전화로 오간 말을 나중에 다시 들어 볼 수 없다는 게 문제의 뿌리입니다.
- 통화 녹취: 후보자·고객사 통화가 자동으로 녹음되고 담당자별·날짜별로 찾을 수 있습니다.
- 필수 안내 자동 재생: 통화 시작에 녹음 안내 같은 멘트를 매번 빠짐없이 틀어 줍니다.
- 부분 녹취: 조건을 전하는 대목만 따로 남기고 싶을 때 쓸 수 있습니다.
지오테스는 2008년부터 녹취 시스템을 직접 개발해 왔고, 녹취는 구축에 기본으로 포함됩니다. 따로 사지 않습니다. 녹취 방식은 통화 녹취 솔루션에서 볼 수 있습니다.
두 컨설턴트가 같은 후보자에게 전화하면 회사 신뢰가 먼저 깎인다
오전에 A 컨설턴트가 한 후보자에게 금융권 포지션을 제안했습니다. 오후에 같은 회사 B 컨설턴트가 그 후보자에게 다른 포지션으로 전화합니다. 후보자는 "이 회사는 안에서 이야기도 안 하나"라고 생각하고, 이후 그 회사 번호는 잘 받지 않습니다. 이미 연락하지 말아 달라고 한 후보자에게 또 전화가 가는 일도 같은 이유로 생깁니다.
원인은 후보자 기록이 각자의 엑셀과 메모장에 흩어져 있다는 점입니다. 전화를 걸기 전에 "이 사람과 누가 언제 무슨 이야기를 했는지" 볼 수 있는 화면이 없습니다.
전화가 울리는 순간 이력이 떠야 합니다. 지오테스 구축에는 스크린 팝업과 상담 CRM이 기본으로 들어 있어, 후보자 번호로 전화가 오거나 걸 때 이전 통화 기록과 담당자가 화면에 먼저 뜹니다. 연락을 원하지 않는 번호는 블랙리스트로 묶어 발신을 막을 수 있습니다.
이미 쓰는 후보자 관리 프로그램이나 CRM이 있다면 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 됩니다. 기록을 옮기느라 업무가 멈추지 않습니다. 자세한 구조는 상담 CRM을 참고하세요.
후보자가 다시 건 전화를 놓치면, 그 후보자는 다른 서치펌과 이야기한다
이직을 고민하는 후보자는 대개 근무 시간 중에 짬을 내 전화를 겁니다. 점심시간이나 회의 사이입니다. 그 시간에 담당 컨설턴트가 고객사 미팅 중이면 전화는 그냥 울리다 끊깁니다. 부재중 기록은 담당자 휴대폰에만 남고, 저녁에 확인했을 때는 이미 다른 곳과 면접 일정을 잡은 뒤인 경우가 있습니다.
후보자 입장에서는 한 번 걸었는데 안 받았고, 연락도 늦게 왔다는 기억만 남습니다. 컨설턴트 한 사람이 자리를 비운 사이에 회사 전체가 응답하지 않은 셈이 됩니다.
- 부재중 자동 알림: 놓친 전화를 담당자와 팀에 바로 알려 누구든 먼저 다시 걸 수 있게 합니다.
- 통화 후 자동 문자·알림톡: 통화가 끝나면 면접 일정이나 제출 서류 안내를 자동으로 보냅니다.
- 스케줄 발신: 후보자가 말한 통화 가능 시간에 맞춰 다시 걸 목록을 잡아 둡니다.
이 기능들은 지오테스가 추가 비용 없이 함께 주는 12가지에 들어 있습니다. 실제 화면은 데모에서 확인할 수 있습니다.
채용 대행·평가·교육을 한 번호로 받으면 첫마디부터 헷갈린다
인사컨설팅 회사는 대개 사업이 여럿입니다. 헤드헌팅, 채용 대행, 인사 평가 설계, 교육 같은 식입니다. 전화가 모두 한 번호로 들어오면 받는 사람은 이 전화가 후보자인지, 고객사 인사팀인지, 교육 문의인지 모른 채 "네, ○○컨설팅입니다"로만 받습니다. 몇 마디 오간 뒤에야 담당자를 찾아 돌리고, 그사이 상대는 기다립니다.
반대로 나가는 전화도 문제입니다. 고객사 이름으로 진행하는 채용 대행 건인데 후보자에게 서치펌 번호가 뜨면, 후보자는 어느 회사 채용인지 헷갈려 합니다.
피하는 방법
지오테스는 착신번호별 구분과 브랜드별 발신번호를 기본으로 제공합니다. 사업마다 번호를 나눠 두면 어떤 번호로 들어온 전화인지 받기 전에 화면에 뜨고, 건별로 맞는 발신번호를 골라 걸 수 있습니다. 상담 성격이 강한 업종 사례는 상담 업종 구축에 모아 두었습니다.
약정에 묶이거나 기능을 따로 사면, 고치고 싶을 때 고칠 수 없다
실수를 알아차린 회사가 전화 구성을 바꾸려 할 때 마지막으로 걸리는 게 계약입니다. 약정 기간이 남아 위약금을 물어야 하거나, 녹취·CRM·통계를 제품마다 따로 사서 하나를 바꾸면 나머지가 안 맞는 경우입니다. 결국 불편한 구성을 몇 해 더 쓰게 됩니다.
| 흔한 실수 | 치르는 대가 | 피하는 구성 |
|---|---|---|
| 개인 휴대폰으로 후보자 연락 | 퇴사와 함께 후보자 관계 유출 | 컨설턴트 자리마다 회사 번호 |
| 조건을 말로만 전달 | 오퍼 조건 다툼 때 확인 불가 | 통화 녹취·필수 안내 자동 재생 |
| 기록을 각자 엑셀에 보관 | 같은 후보자에게 중복 연락 | 스크린 팝업·상담 CRM·블랙리스트 |
| 부재중을 개인이 확인 | 회신 지연으로 후보자 이탈 | 부재중 자동 알림·통화 후 자동 문자 |
| 사업을 한 번호로 운영 | 받는 순간부터 문의 혼선 | 착신번호별 구분·브랜드별 발신번호 |
| 약정·기능 개별 구매 | 구성을 바꾸고 싶어도 못 바꿈 | 약정·위약금 없는 일괄 구축 |
지오테스는 약정 기간과 위약금이 없습니다. 상담 CRM, 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업은 구축에 포함되고, 컨설턴트가 늘면 좌석당 비용만 더해집니다. 서버는 365일 24시간 이중화되어 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환되고, 회선을 통신사 두 곳 이상에 열어 두면 한쪽에 장애가 나도 통화가 이어집니다.
비용은 시스템 구축, 회선 이용료, 유지보수, 부가서비스 네 항목으로 나뉩니다. 금액은 컨설턴트 수·회선 수·필요한 기능에 따라 달라서, 지금 쓰시는 구성을 보고 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 드립니다. 항목 구조는 요금 안내에 있고, 상담은 1555-5528(무료)로 받습니다.