견적서의 첫 달 금액이 아니라 3년 동안 실제로 나가는 돈 전체로 비교해야 합니다. 눈에 보이는 값은 시스템 구축, 회선 이용료, 유지보수, 부가서비스 네 항목이고, 숨은 값은 따로 사야 하는 기능, 약정과 위약금, 놓친 점주 전화에서 나옵니다. 두 쪽을 한 장에 나란히 적어 보면 처음엔 싸 보이던 구성이 3년 뒤에는 더 비싸지는 경우가 자주 드러납니다. 지오테스는 지금 쓰시는 구성을 보고 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 드립니다.
견적서 첫 장만 비교하면 3년 뒤 계산이 틀어진다
가맹점영업대행 팀장이 전화 시스템 견적을 세 군데서 받으면 보통 맨 윗줄의 월 이용료부터 봅니다. 가장 낮은 곳에 동그라미를 치고 대표에게 올리는 것까지 오후 한나절이면 끝납니다. 문제는 그 한 줄이 3년 동안 나갈 돈의 일부일 뿐이라는 점입니다.
영업대행 일은 캠페인이 바뀔 때마다 상담 인원이 늘었다 줄었다 하고, 브랜드를 새로 받으면 번호가 하나 더 필요해집니다. 녹취를 몇 달 보관해 달라는 본사 요청이 오기도 하고, 점주 명단이 커지면 자동 발신 기능이 필요해집니다. 이런 변화가 생길 때마다 추가 견적이 붙는 구조라면 첫 장의 금액은 출발점에 지나지 않습니다.
그래서 비용은 눈에 보이는 값과 숨은 값으로 나눠 봐야 합니다. 눈에 보이는 값은 견적서에 적혀 있는 것이고, 숨은 값은 계약서 조항이나 운영 중에 새어 나가는 것입니다. 두 쪽을 3년이라는 같은 기간에 올려놓아야 비교가 공정해집니다.
비교 기준 한 줄
"이번 달에 얼마 나가나"가 아니라 "3년 동안, 인원과 브랜드가 바뀌어도 얼마가 나가나"를 물어야 합니다.
눈에 보이는 값은 네 항목으로 나눠 적는다
견적서에 흩어져 있는 금액은 결국 네 가지로 정리됩니다. 업체마다 이름을 다르게 붙여도 이 틀에 맞춰 다시 적으면 서로 비교할 수 있습니다. 자세한 항목 설명은 콜센터 비용 가이드에도 정리해 두었습니다.
- 시스템 구축 — 처음 한 번 드는 값입니다. 교환기, 상담 프로그램 설치와 설정이 여기에 들어갑니다.
- 회선 이용료 — 매달 나가는 값입니다. 통화료는 이와 별도로 쓴 만큼 붙습니다.
- 유지보수 — 별도 계약으로 잡히는 경우가 많아 견적서 뒷장에 따로 적혀 있는지 확인해야 합니다.
- 부가서비스 — 필요할 때 고르는 선택 항목입니다. 무엇이 기본이고 무엇이 선택인지가 업체마다 다릅니다.
여기서 가맹점영업대행 팀이 꼭 짚어야 할 것은 좌석을 늘릴 때의 계산 방식입니다. 성수기에 상담원을 더 앉히면 좌석당 비용만 붙는지, 아니면 라이선스 묶음이나 서버 증설 비용이 함께 붙는지에 따라 3년 총액이 크게 갈립니다. 지오테스는 좌석을 늘리면 좌석당 비용만 추가되는 구조입니다.
회선 이용료와 통화료를 한 줄로 뭉쳐 적은 견적은 따로 풀어 달라고 요청하는 편이 좋습니다. 발신이 많은 영업대행 특성상 통화료가 어떤 방식으로 붙는지를 알아야 매달 나갈 돈을 예측할 수 있습니다.
숨은 값의 절반은 따로 사는 기능과 묶인 약정에서 나온다
견적서 첫 장에 없는데 막상 쓰다 보면 반드시 필요해지는 기능이 있습니다. 점주 이력을 띄우는 상담 CRM, 분쟁이 생겼을 때 꺼내 볼 통화 녹취, 캠페인별 성과를 보는 통계, 상담원이 지금 몇 명 통화 중인지 보여 주는 현황판이 대표적입니다. 이 기능들이 별도 모듈로 붙으면 도입 몇 달 뒤 두 번째 견적서가 날아옵니다.
지오테스는 상담 CRM, 통화 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업을 구축에 포함합니다. 여기에 오토콜·클릭투콜·스케줄 발신, 착신번호별 구분과 브랜드별 발신번호, 블랙리스트, 통화 후 자동 문자·알림톡, 부재중 자동 알림 등 12가지를 추가 비용 없이 함께 드립니다. 여러 가맹 브랜드를 동시에 맡는 팀이라면 브랜드마다 번호를 나누는 기능이 따로 과금되는지만 확인해도 숨은 값 하나가 지워집니다. 기능 구성은 상담 CRM 소개에서 볼 수 있습니다.
나머지 절반은 약정입니다. 월 요금을 낮춰 주는 대신 긴 약정을 거는 계약은 첫 해 비교표에서는 유리해 보입니다. 하지만 영업대행 계약이 끝나 팀 규모를 줄이거나 다른 구성으로 옮기려 할 때 위약금이 한꺼번에 청구됩니다. 3년 총액을 계산할 때는 중간에 바꾸는 경우의 비용까지 한 줄 넣어 두어야 합니다.
지오테스 거래 조건
약정 기간이 없고 위약금이 없습니다. 팀 규모가 바뀌어도 묶인 계약 때문에 생기는 숨은 값이 따로 붙지 않습니다.
숨은 값의 나머지는 놓친 점주 전화와 멈춘 회선에서 새어 나간다
견적서에는 한 줄도 없지만 가맹점영업대행에서 가장 큰 비용은 되걸려 온 점주 전화를 놓치는 것입니다. 오전에 안내 전화를 받은 예비 점주가 오후에 다시 걸었는데 아무도 받지 않고, 누가 통화했는지 기록도 없다면 그 명단을 모으고 걸어 온 노력이 그대로 버려집니다. 이 손실은 청구서에 찍히지 않을 뿐 분명한 비용입니다.
부재중 자동 알림과 스크린 팝업이 있으면 다시 걸려 온 번호에 이전 통화 기록이 바로 뜨고, 받지 못한 전화는 담당자에게 알림으로 남습니다. 이런 기능을 따로 사야 하는 구성과 기본으로 들어 있는 구성은 3년 동안 쌓이는 손실의 크기가 다릅니다. 놓치기 쉬운 장면은 가맹점영업대행 전화 운영 실수 글에서 자세히 다뤘습니다.
회선이 멈추는 시간도 숨은 값입니다. 발신 캠페인이 한창인 날 교환기나 회선에 장애가 나면 상담원 인건비는 그대로 나가는데 통화는 한 건도 이어지지 않습니다. 지오테스는 365일 24시간 이중화로 장애 시 백업 서버로 자동 전환하고, 회선을 통신사 두 곳 이상에 열어 두면 한쪽에 장애가 나도 통화가 이어지게 구성합니다.
3년 총액은 한 장의 표에 나란히 적어야 비교된다
업체별 견적을 받았다면 아래 표처럼 칸을 나눠 직접 채워 보는 것을 권합니다. 금액을 넣기 전에 각 칸에 "포함 / 별도 / 조건부"부터 적으면 숨은 값이 어디에 있는지 먼저 드러납니다.
| 항목 | 첫 해 | 둘째·셋째 해 | 확인할 질문 |
|---|---|---|---|
| 시스템 구축 | 한 번 발생 | 추가 없음이 원칙 | 브랜드·좌석을 늘릴 때 다시 구축비가 붙는가 |
| 회선 이용료·통화료 | 매달 발생 | 매달 발생 | 통화료가 회선 이용료와 따로 적혀 있는가 |
| 유지보수 | 별도 계약 | 별도 계약 | 장애 대응과 설정 변경이 어디까지 포함되는가 |
| CRM·녹취·통계 | 포함 여부 확인 | 보관·증설 시 추가 여부 | 기본 구축에 들어 있는가, 모듈로 따로 사는가 |
| 약정·위약금 | 계약 시 확정 | 중도 변경 시 발생 | 팀을 줄이거나 옮길 때 청구되는 값이 있는가 |
| 장애·부재중 손실 | 견적서에 없음 | 견적서에 없음 | 이중화와 부재중 알림이 기본으로 되는가 |
표를 채우고 나면 "첫 해 가장 싼 곳"과 "3년 동안 가장 덜 나가는 곳"이 다른 경우가 적지 않습니다. 특히 약정과 따로 사는 기능 두 줄이 비어 있는 견적은 계약 전에 반드시 서면으로 채워 달라고 요청해야 합니다.
쓰던 CRM이 있다면 한 줄을 더 적는다
이미 점주 명단을 관리하는 CRM이 있다면 그것을 버리고 새로 옮기는 비용도 숨은 값입니다. 지오테스는 쓰던 CRM을 그대로 두고 전화 기능만 붙이는 방식도 가능해서, 데이터 이전에 드는 시간과 혼선을 계산에서 뺄 수 있습니다.
지오테스는 절감률 대신 항목별로 무엇이 남는지 계산해 드린다
전화 시스템을 바꾸면 얼마나 줄어드느냐는 질문에 지오테스는 퍼센트로 답하지 않습니다. 지금 어떤 교환기와 회선을 쓰는지, 녹취와 CRM을 따로 사고 있는지에 따라 결과가 완전히 달라지기 때문입니다. 대신 지금 쓰시는 구성을 항목별로 펼쳐 놓고 무엇이 없어지고 무엇이 남는지를 계산해 알려 드립니다.
이렇게 할 수 있는 이유는 IP 교환기와 상담 애플리케이션을 직접 개발하고, 인터넷전화 회선까지 직접 공급하기 때문입니다. 장비, 프로그램, 회선을 각각 다른 곳에서 사면 업체마다 유지보수와 추가 모듈 비용이 따로 붙지만, 한 곳이 모두 만들고 공급하면 그 중복이 빠집니다. KT·LG유플러스·SK브로드밴드 3사와 모두 제휴해 한 통신사에 묶지 않고 조건이 맞는 쪽을 고를 수 있다는 점도 회선 이용료를 따질 때 선택지를 넓혀 줍니다.
2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화 한 분야만 해 오며 120여 곳을 구축했고, 2013년에는 필리핀 클락에 콜센터를 직접 세워 운영하는 쪽의 비용도 겪어 봤습니다. 영업대행 전화 구성 전반은 가맹점영업대행 전화 시스템 구성 글을, 요금 항목은 요금 안내를 참고하시고, 지금 받은 견적서를 들고 상담 문의나 고객센터 1555-5528(평일 09:00~18:00, 상담 무료)로 연락 주시면 같은 표에 올려 비교해 드립니다.