견적서의 월 단가만 비교하면 3년 동안 실제로 나가는 돈이 보이지 않습니다. 상담 인력 비용과 전화 시스템 비용을 따로 떼고, 시스템 쪽은 구축비·회선 이용료·유지보수·부가서비스 네 항목으로 나눠 적으세요. 그다음 약정 위약금, 기능 추가 비용, 업체를 바꿀 때 다시 드는 비용 같은 숨은 값을 더하면 3년 총액이 나옵니다. 지오테스는 금액을 먼저 말하지 않고, 지금 쓰시는 구성을 보고 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지 계산해 드립니다.
추천 업체의 견적서 한 장으로는 3년 동안 나갈 돈이 보이지 않는다
추천받은 아웃소싱 업체 세 곳에서 견적을 받으면 대개 비슷한 모양의 표가 옵니다. 상담 인원, 운영 시간, 월 단가. 담당자는 그 표를 나란히 놓고 월 단가가 가장 낮은 곳에 동그라미를 칩니다. 문제는 그 표에 전화가 어떻게 걸리고 기록이 어디에 남는지가 거의 적혀 있지 않다는 점입니다.
상담 인력은 사람 비용이고, 전화 시스템은 설비 비용입니다. 견적서에서는 이 둘이 한 줄로 묶여 나오지만, 3년을 쓰다 보면 따로 움직입니다. 사람은 그대로인데 녹취 보관 기간을 늘리느라 돈이 더 나가기도 하고, 업체를 바꾸려는데 시스템 계약이 남아 위약금이 붙기도 합니다.
월 단가 비교는 출발점일 뿐입니다. 같은 월 단가라도 약정이 걸려 있는지, 녹취·통계가 기본인지 옵션인지, 업체를 바꿀 때 번호와 기록을 가지고 나올 수 있는지에 따라 3년 총액은 크게 달라집니다.
그래서 이 글은 견적서를 다시 펼쳐 놓고, 보이는 값과 숨은 값을 나눠 적는 순서만 다룹니다. 업체 고르는 기준 전반이 궁금하시면 아웃소싱 업체 고르는 기준을 먼저 보셔도 좋습니다.
보이는 값은 인건비와 전화 시스템 네 항목으로 따로 적어야 비교가 된다
견적서에서 바로 읽히는 값부터 정리합니다. 상담 인력 비용은 업체마다 산정 방식이 달라 여기서 다루지 않고, 전화 시스템 쪽만 떼어 봅니다. 시스템 비용은 대체로 아래 네 덩어리로 나뉩니다.
- 시스템 구축비 — 처음 한 번 냅니다. 교환기, 상담 프로그램, 녹취를 갖추는 비용입니다.
- 회선 이용료 — 매달 냅니다. 통화료는 여기에 따로 붙습니다.
- 유지보수 — 별도 계약입니다. 장애 대응과 설정 변경을 누가 맡는지가 여기서 갈립니다.
- 부가서비스 — 필요할 때만 더합니다. AI 통화요약, API 연동 같은 것들입니다.
추천받은 업체 견적을 이 네 칸에 맞춰 옮겨 적어 보세요. 한 업체는 구축비가 없는 대신 회선 이용료에 시스템 사용료가 섞여 있고, 다른 업체는 구축비가 있지만 매달 나가는 돈이 적을 수 있습니다. 칸을 맞춰야 비로소 같은 기준으로 놓입니다.
좌석을 늘릴 때 어떻게 계산되는지도 적어 두세요. 지오테스는 좌석을 늘리면 좌석당 비용만 추가됩니다. 시스템을 다시 짓지 않습니다. 항목별 구조는 요금 안내에 정리해 두었습니다.
숨은 값은 기능을 더하는 날과 업체를 바꾸는 날에 한꺼번에 나온다
숨은 값은 계약하는 날에는 보이지 않습니다. 운영을 시작하고 몇 달 뒤, 팀장이 "녹취 좀 찾아 주세요"라고 했을 때, 또는 상담 품질이 마음에 안 들어 업체를 바꾸려 할 때 청구서로 나타납니다.
기능을 하나씩 더할 때 붙는 값
처음에는 전화만 되면 된다고 생각합니다. 그러다 부재중 고객에게 자동 문자를 보내고 싶어지고, 통계 화면이 필요해지고, 상담 중 고객 정보가 화면에 뜨면 좋겠다는 요청이 나옵니다. 이것들이 모두 옵션이면 기능 하나마다 견적이 새로 붙습니다. 3년 동안 쌓이면 처음 비교했던 월 단가 차이를 훌쩍 넘기기도 합니다.
업체를 바꿀 때 다시 드는 값
약정이 남아 있으면 위약금이 나옵니다. 대표번호가 업체 명의로 되어 있으면 번호를 새로 알려야 하고, 그동안 쌓인 녹취와 상담 기록을 넘겨받지 못하면 고객 응대가 처음부터 다시 시작됩니다. 이 비용은 견적서 어디에도 적혀 있지 않지만, 3년 안에 업체를 한 번이라도 바꾸면 반드시 나갑니다. 실제로 겪는 장면은 추천만 믿고 골랐다가 겪는 전화 운영 실수에 따로 정리했습니다.
3년 총액은 해마다 무엇이 새로 붙는지 장면으로 나눠 그려 봐야 맞는다
3년 총액을 한 번에 계산하려 하면 숨은 값이 빠집니다. 첫해, 둘째 해, 셋째 해에 각각 어떤 일이 생길지 장면으로 적어 보면 빠지는 항목이 줄어듭니다.
| 시점 | 흔히 생기는 일 | 확인할 비용 |
|---|---|---|
| 첫해 | 구축, 상담원 교육, 번호 개통 | 구축비, 회선 이용료, 기본 기능에 녹취·통계가 들어 있는지 |
| 둘째 해 | 좌석 증설, 자동 문자·통계 요청 | 좌석당 추가 비용, 기능별 옵션 요금 |
| 셋째 해 | 업체 재검토, 시스템 노후 | 약정 위약금, 번호·기록 이전 가능 여부, 재구축 비용 |
| 전 기간 | 회선 장애, 서버 장애 | 장애 시간 동안 놓친 통화, 이중화 포함 여부 |
표의 마지막 줄은 금액으로 적기 어렵지만 가장 비쌀 수 있습니다. 한 통신사 회선 하나에만 묶여 있으면 그 회선이 멈추는 동안 들어오는 전화를 모두 놓칩니다. 상담 업무를 맡긴 이유가 전화를 놓치지 않으려는 것이었다면, 이 손실은 총액에 꼭 넣어야 합니다.
이렇게 적고 나면 월 단가가 가장 낮았던 업체가 셋째 해 줄에서 뒤집히는 경우가 생깁니다. 반대로 월 단가가 조금 높아도 기능이 기본이고 약정이 없으면 3년 총액은 더 낮게 나올 수 있습니다.
전화 시스템을 회사 쪽에 두면 업체를 바꿔도 숨은 값이 따라오지 않는다
숨은 값 대부분은 상담 인력과 전화 시스템이 한 업체에 묶여 있어서 생깁니다. 사람은 아웃소싱 업체에 맡기더라도 교환기·번호·녹취·상담 기록은 회사 쪽에 두면, 업체를 바꾸는 날에도 번호와 기록은 그대로 남습니다. 비교는 콜센터 아웃소싱과 직접 운영 비교에서 더 자세히 볼 수 있습니다.
지오테스는 2006년부터 컨택센터 구축과 인터넷전화만 해 온 회사입니다. IP 교환기와 상담 애플리케이션을 직접 개발하고, 인터넷전화 회선까지 직접 공급합니다. 그래서 견적이 기능마다 쪼개지지 않습니다. 상담 CRM, 통화 녹취, 통계, 실시간 현황판, 스크린 팝업은 구축에 들어 있고, 오토콜·클릭투콜·부재중 자동 알림·통화 후 자동 문자 같은 12가지 기능도 추가 비용 없이 함께 드립니다.
- 약정과 위약금이 없습니다 — 셋째 해 줄의 위약금 칸이 비어 있게 됩니다.
- 365일 24시간 이중화 — 장애가 나면 백업 서버로 자동 전환됩니다.
- 통신사 3사 제휴 — KT·LG유플러스·SK브로드밴드 중 조건이 맞는 쪽을 고르고, 두 곳 이상에 회선을 열어 두면 한쪽 장애에도 통화가 이어집니다.
- 쓰던 CRM 유지 — 이미 쓰는 CRM이 있으면 그대로 두고 전화 기능만 붙일 수 있습니다.
지오테스는 절감 폭을 숫자로 말하지 않습니다. 지금 무엇을 쓰고 계신지에 따라 완전히 달라지기 때문입니다. 대신 항목별로 무엇이 없어지고 무엇이 남는지를 계산해 보여 드립니다.
견적을 받기 전에 지금 구성을 정리해 오면 3년 총액이 더 정확하게 나온다
추천받은 업체 견적과 지오테스 산정을 같은 칸에 놓고 보려면, 지금 쓰고 계신 구성을 먼저 정리해 두는 게 좋습니다. 아래 내용만 있어도 항목별 계산이 훨씬 빨라집니다.
- 상담 인원과 앞으로 늘릴 계획 — 좌석당 추가 비용을 계산하는 기준이 됩니다.
- 쓰는 회선과 통신사 — 회선 이용료와 통화료를 따로 볼 수 있습니다.
- 지금 따로 돈을 내는 기능 — 녹취, 문자 발송, 통계 프로그램 등. 기본 포함으로 바뀌는 항목을 찾습니다.
- 남은 약정 기간과 번호 명의 — 옮길 때 드는 숨은 값을 미리 셉니다.
비용은 상담 인원·회선 수·필요한 기능에 따라 달라서, 지오테스는 지금 쓰시는 구성을 보고 산정해 드립니다. 고객센터 1555-5528(상담 무료)로 연락하시거나 상담 신청을 남겨 주세요. 평일 09:00~18:00에 응대합니다.
제조·유통·금융·공공·병원·쇼핑몰·교육까지 120여 곳을 구축하며 본 것은 하나입니다. 3년 뒤 후회는 대개 월 단가가 아니라, 견적서에 적히지 않았던 칸에서 나옵니다.